Jak napsat politiku sociálních médií pro posílení postavení zaměstnanců: zkoušející sociálních médií

Má vaše společnost politiku sociálních médií?

Mají zaměstnanci nejasnosti v tom, co mohou a nemohou zveřejňovat?

Zásady sociálních médií musí splňovat požadavky společnosti a právní předpisy, ale měly by zahrnovat otevřené příležitosti pro zaměstnance, aby podpořili vaše úsilí v sociálních médiích.

V tomto článku budete objevte, jak vytvořit politiku sociálních médií, která rozpoutá účast zaměstnanců.

Proč politika sociálních médií?

Výzkum ukazuje, že většina zaměstnanců je ochotna sdílet informace o společnosti - prostě si nejsou jisti, co mají sdílet, protože se nechtějí dostat do potíží.

Konstruktivní politika sociálních médií v celé společnosti bude odpovídat na otázky a povzbudit zaměstnance, aby přidali podporu na sociálních médiích kdykoli je to možné.

Cílem tohoto článku je pomoci vám vyvinout politiku, která je vítaná, nikoli ohromná. Zde je devět komponent účinné a posilující politiky sociálních médií.

# 1: Zvažte firemní kulturu

Vaše firemní kultura byla budována v průběhu let. Definuje přesvědčení, chování a očekávání společnosti. Mějte to na paměti při přípravě na psaní (nebo přepsání) zásad sociálních médií.

Zjistěte, které další zásady společnosti (např. HR a IT) se mohou překrývat s vašimi novými snahami o sociální média.

Ať už se tyto stávající zásady vztahují na důvěrné informace, obtěžování, technologie, vedení záznamů nebo jiné činnosti, buďte si jistí vědět, které z nich se mají integrovat do principů sociálních médií.

Otázkou nyní zůstává, jak plánujete začlenit tyto (možná přísné) zásady do nové politiky, která má podpořit větší zapojení zaměstnanců na sociálních médiích?

Stávající očekávání společnosti se musí promítnout do nové politiky, aby nedocházelo ke zmatkům, nadměrnému sdílení a riziku společnosti.

# 2: Získejte výkonné a resortní buy-iny

Uspořádejte schůzku a pozvěte hlavní zúčastněné strany v rámci vaší organizace a delegátů z nezbytných oddělení. Přinejmenším zajistěte mít zástupce z oblasti lidských zdrojů, právních, komunikačních a informačních technologií.

Během schůzky diskutovat o procesu psaní a schvalování zásad. Zdůrazněte potenciál sociálně aktivních zaměstnanců—Význam sdílení oznámení a uvedení produktu na trh, možné naslouchání a zapojení v první linii a sdílení oznámení o náboru.

Zdůrazněte své body sdílením úspěšných příběhů z podnikání se sociálně zmocněnými zaměstnanci, jako jsou Dell, Cisco nebo další, kteří se vztahují k vašemu výklenku.

# 3: Určete rozsah

Dobře napsaná politika začíná pevným plánem. Celý proces a jakékoli následné změny provází definování rozsahu vašich zásad sociálních médií.

Odpovězte na tyto otázky: Chce společnost, aby se více politik zaměřilo na různá oddělení a sítě; jedna kombinovaná podrobná politika; nebo jedna obecná zásada platná pro společnost jako celek?

Jak se rozhodujete, mějte na paměti, že zásady, které píšete, platí pro „běžné zaměstnance. “ Měla by existovat samostatná zásada, která se bude vztahovat pouze na tým sociálních médií (s větší volností, protože směřují k projektům). Zásady týmu sociálních médií by měly zahrnovat alespoň průvodce stylem, příručku a interní strategii.

Tato zvláštní ustanovení můžete z obecných zásad vynechat, aby byla stručná.

# 4: Výzkumný stát a federální zákony

Navigace v tom, jak státní a federální zákony ovlivňují politiku sociálních médií vaší společnosti, nějakou dobu trvá, ale je to naprosto nezbytné. Nechcete dostávat pokuty za nedodržování zákonů.

Prozkoumejte NLRB a další federální pracovní zákony, které mohou chránit příspěvky na sociálních médiích. Federální obchodní komise má pravidla jak na to zveřejňovat informace o doporučeních, kontrolách a dalších situacích, kdy dochází k produktu nebo platbě za sociální zmínky. Jiné zákony zakázat doložky zákazu zneužití ve smlouvách se zákazníkem online.

Dávejte pozor na obavy vašich zúčastněných stran a vedoucích oddělení. Například když některé společnosti vyvíjejí zásady sociálních médií, tvrdí, že potřebují přístup k osobním uživatelským jménům a heslům sociálních médií zaměstnanců, aby zajistily zachování důvěrnosti společnosti.

Osmnáct států přijalo zákony, které zakazují zaměstnavatelům požadovat uživatelská jména nebo hesla: Maine and Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, Nové Mexiko, Oregon, Utah, Vermont a Washington (2013); California, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan and New Jersey (2012).

Národní konference státních zákonodárných sborů má jedny z nejlepších podrobností o státech, které tyto zákony přijímají a zvažují. Národní rada pro pracovní vztahy „Chrání práva zaměstnanců jednat společně při řešení pracovních podmínek, s odbory nebo bez odborů, včetně diskusí na sociálních médiích pro takové účely.“

Ve zkratce, nezapomeňte si promluvit se svým právním oddělením, abyste se ujistili, že neporušujete práva zaměstnanců.

# 5: Upřesněte pravidla

Vaším cílem je samozřejmě zmocněte zaměstnance k aktivitě na sociálních médiích kanály a podporovat společnost pozitivním způsobem. Jak budete postupovat vpřed, možná zjistíte, že zaměstnanci jsou často ochotni pomoci sdílet informace o společnosti, ale možná neví, co mají sdílet nebo jak.

Můžeš Pomozte jim vyjasnit známé problémy a požádat je o další otázky týkající se sociálních médií.

Crowdsourcing těchto otázek zajišťuje, že každý je na stejné stránce. Například si můžete myslet, že zaměstnanci mají otázky ohledně toho, zda mají sdílet konkrétní webové stránky, i když ve skutečnosti mají více základních otázek - měla by se jim líbit firemní stránka na Facebooku? Může společnost vidět nebo pověřit své osobní příspěvky?

Odpovězte na nejčastější dotazy ve svém dokumentu.

# 6: Adresujte profesionální a osobní použití

Existuje řada otázek, které je třeba zvážit ohledně profesionálního a osobního použití sociálních médií. Kdy mohou zaměstnanci používat sociální média během pracovního dne? Mohou zveřejňovat osobní informace během pracovní doby (např. Během oběda nebo přestávky)?

Definujte rozsah přijatelného použití sociálních médií v kanceláři. Některé společnosti mají dvojí zásady založené na typu zaměstnance - např. Pracovníci back-office a administrativy mohou využívat sociální sítě během pracovní doby, ale hodinoví zaměstnanci nikoli.

Oddělení přímo zapojená do marketingu sociálních médií by měla mít ustanovení, která jim umožní podle potřeby přístup ke kanálům sociálních médií.

Řešte, zda zaměstnanci při zveřejňování informací o společnosti potřebují zveřejnit své sdružení se společností. Zahrňte přijatelné standardy zveřejňování příspěvků pro lidi, o kterých lze vidět, že zastupují vaši společnost na sociálních médiích.

Při zařazování referencí společnosti podporujte vhodné osobní aktualizace (po pracovní době). Pamatujte, že nemůžete regulovat, co zaměstnanci dělají ve svém volném čase, ale můžete navrhovat.

# 7: Snažte se to zkrátit

Zatím jste konzultovali s klíčovými hráči; zkoumaná politika společnosti, státní a federální zákony; shromážděné otázky zaměstnanců; a zavedené pokyny pro používání sociálních médií během pracovní doby.

Tolik informací by mohlo snadno naplnit pořadač nebo dva. Kvůli vaší rozsáhlé politice je to v pořádku - a měli byste mít její kopii uloženou v příslušných odděleních.

Pokud však distribuujete tyto komplexní zásady zaměstnancům, je nepravděpodobné, že si je přečtou - skončí na polici, kde se někde hromadí prach.

Ještě důležitější je, že pokud pokyny pro sociální média mají více než dvě stránky, bude většina zaměstnanců pravděpodobně zmatená a bude méně pravděpodobné, že se zapojí do úsilí společnosti o sociální média.

Destilujte větší politiku do krátkých a snadno srozumitelných pokynů. Ve skutečnosti má Ford jednu stránku který pokrývá nejdůležitější části její celkové politiky.

KPG vytvořilo čtyřminutové video, které vysvětluje jejich pokyny pro sociální média. První dvě minuty seznámí zaměstnance se sociálními médii a o tom, jak se používají pro důležitou komunikaci se zákazníky. U značky 2:30 stručně uvedou, jak společnost na těchto kanálech zastupovat.

Můj tip na zmenšení rozsahu vašich zásad: Spíše než zahrnout konkrétní pravidla týkající se důvěrnosti, obtěžování nebo další oblasti, na které se již stávající politiky vztahují, stručně je zmíňte a povzbuďte zaměstnance, aby si tyto zásady přečetli odděleně.

Vyhněte se složitým pravidlům, aby zaměstnanci byli spíše zmocněni než zmateni.

# 8: Školit zaměstnance

I poté, co distribuujete krátkou verzi pokynů pro sociální média, budete muset věnujte čas školení zaměstnanců.

Toto školení nepochybně bude zahrnout upřímné diskuse o omezeních. Rozbijte vnímanou negativitu zahrnutím inspirativních a posilujících prvků.

Zajistěte, aby sociální média byla pro zaměstnance relevantní, vysvětlením, že je to skutečně dobré pro podnikání—To pomáhá urychlit prodejní cykly a zvýšit uzavírací sazby. Zaměstnanci si možná neuvědomují, že průměrnému uživateli Facebooku je 40 let - ne 14 let.

Zahrnutí těchto prvků pomáhá motivovat zaměstnance, aby mohli začít pracovat na sociálních sítích.

# 9: Spusťte zásady sociálních médií

Máš rád dort? Samozřejmě - každý ano. Uspořádejte oslavu zahájení politiky sociálních médií, která lidi nadchne a zvýší povědomí o vašem novém zaměření na zapojení zaměstnanců.

Rozdávejte ceny pro lidi, kteří jsou již zapojeni do sociálních sítí. Můžete dokonce podpořte účast vytvořením nástroje pro sledování sociálních médií na intranetu. Rozpoznejte nejlepší hvězdy sociálních médií v e-mailech společností nebo zasílejte ceny (pokud máte rozpočet).

jestli ty ať je to zábava, lidé se budou chtít zúčastnit!

Přes tebe

Tvorba politiky sociálních médií, která splňuje firemní a zákonná omezení, posiluje postavení zaměstnanců a je krátká a milá, je docela závazek.

Řízení jeho vývoje vyžaduje naslouchání řadě přispěvatelů a destilaci důležitých částí do a krátká, snadno pochopitelná politika, která snižuje riziko pro společnost a dává zaměstnancům svobodu podporovat společnost.

Nová politika může být výzvou pomoci zaměstnancům v celé organizaci porozumět sociálním médiím, zvýšit aktivitu a pomoci vytvořit sociálně aktivnější společnost.

Co myslíš? Vytvořili jste politiku společnosti v oblasti sociálních médií? Jaké položky jste zahrnuli? Dejte nám vědět v komentářích níže!