NeatReceipts Free Alternative: iPhone + Dokumenty Google OCR

V minulosti jsem byl velmi v pokušení investovat přibližně 200 dolarů NeatReceipts, papírový a digitální archivační systém, který pravděpodobně poznáte z katalogu SkyMall. Problém je v tom, že již vlastním skener - a nemůžu si přinést tolik peněz, abych utratil tolik peněz za jiný, bez ohledu na to, jak snadněji to můj život zlepší. Po přečtení příspěvku grooveDexter však Google přidává podporu OCR pro 34 jazyků, Dostal jsem nápad. Proč nepoužívat možnosti OCR mého iPhone a Dokumentů Google a zavádět svůj vlastní digitální systém evidence účtů? Mohu jen pořídit fotografie svých účtenek a vizitek, nahrát je do Dokumentů Google, abych je dostal do OCR, a pak je zabalit do speciální kolekce, kterou podle potřeby vyhledám podle klíčového slova.

Dlouhý příběh krátce: funguje to. I když to není tak úhledné, jak si představuji NeatReceipts, má dvě velké výhody:

1. Ke snímání dokumentů nepotřebujete skener ani počítač.
2. Své volný, uvolnit.

Funguje celý systém NeatReceipts zdarma pro alternativní digitální podání dokumentů Google OCR OCR:

(Poznámka: Jako připomenutí OCR znamená Optické rozpoznávání znaků a v podstatě to znamená, že Dokumenty Google umí číst text z PDF nebo obrázku a vložit jej do upravitelného a prohledávatelného formátu v Dokumentech Google.)

Krok 1 - Sběr potvrzení, vizitek a dokumentů

Jak ví každý, kdo se někdy pokusil implementovat systém s doručenou poštou, má bez námahy a vždy k dispozici “Kbelík“Je klíč. A to je místo, kde tato mobilní alternativa NeatReceipts opravdu svítí. Vyžaduje telefon s fotoaparátem - smartphone s Dropbox nainstalovaný je ještě lepší, ale není nutný.

Sběr dat jednoduše snap obrázky vašich vizitek, účtenek nebo jiných papírových záznamů, které chcete uložit do cloudu.

Ve skutečnosti je to opravdu kritický krok. Chcete se ujistit, že dostanete nejjasnější možný snímek. Snažte se, aby celý dokument vyplnil obrázek. Ujistěte se, že je dobře osvětlená bez oslnění. Zkontrolujte také, zda je text zaostřený. Pokud je rozmazaný, příliš tmavý nebo oříznutý, zkuste to znovu. Zkuste to v režimu na šířku, pokud to funguje lépe.

Krok dva - synchronizace s počítačem

Bohužel v současné době neexistuje snadný způsob, jak přenést své fotografie do Dokumentů Google přímo z vašeho iPhone. Proto doporučuji používat Dropbox, protože vám umožní nahrávat fotografie přímo do složky Dropbox. Můžete pořídit snímek z Dropboxu a okamžitě ho nahrát, nebo nahrát stávající fotografie z fotoaparátu do složky podle vašeho výběru.

Fotografie můžete samozřejmě synchronizovat staromódně pomocí iPhoto nebo Windows Live Photo Gallery. Součástí lákadla tohoto řešení je ale to, že nemusíte být připojeni k portu USB, aby to fungovalo.

Krok tři - nahrajte do Dokumentů Google

Nyní vše, co musíte udělat, je nahrát do Dokumentů Google a povolit funkce OCR. Než to však uděláte, je dobré vytvořit sbírku specificky pro vaše dokumenty a příjmy OCR. Usnadníte tím jejich pozdější vyhledávání. Zavolal jsem své “Příjmy / vizitky“Ale můžete pojmenovat cokoli chcete.

Další, Klikněte naNahrát…

… A vyberte účtenky a snímky, které chcete nahrát. Klíčovou věc, kterou zde musíte udělat předtím KliknutíZahajte nahrávání je to Šek pole vedle Převod textu z PDF nebo obrazového souboru do dokumentů Dokumentů Google. Pokud používáte jiný jazyk než angličtinu, nezapomeňte také zvolit svůj jazyk v rozbalovací nabídce níže.

Krok 4 - Prohledávejte a organizujte své digitalizované příjmy

V pořádku! Nyní máte své vizitky a příjmy ve prohledávatelné archivované složce Dokumentů Google. Otevřete jeden a uvidíte, jak se daří Dokumentům Google.

Tady je příklad, který jsem udělal. Jak vidíte, text na bílém pozadí docela snadno vytáhl. Měl jsem nějaké potíže s mou adresou URL, ale celkově prohlašuji toto úsilí “ne příliš ošuntělý. “ Podle potřeby můžete projít a opravit ručně.

Důležitým aspektem je, že tento obrazový soubor je nyní prohledávatelný. Řekněme tedy, že o 10 měsíců později chci najít vizitku pana Jacka Busche. Mohu jen vytáhnout Dokumenty Google a vyhledat ve své sbírce účtenek / vizitek výraz „Jack Busch.”

Přestože OCR aplikace Google Doc není dokonalý, je to dost dobré, aby vám usnadnilo vyhledávání dokumentů pomocí vyhledávacího dotazu na klíčová slova. Bez ohledu na to, jak to nakrájíte, je to mnohem rychlejší a snazší než procházet abecedním souborovým souborem.

Závěr

Dobře, po tom všem, přiznávám, že pořád chci koupit NeatReceipts. Mým inkoustem je, že je mnohem lepší analyzovat text na dokumentech a pravděpodobně bude dělat lepší práci pro větší stránky. Kromě toho má Google Docs OCR velké omezení v tom, že může pracovat pouze na dokumentech do 2 MB. Prakticky jakýkoli PDF tento limit poruší. Jedním řešením je převést soubory PDF na menší velikost nebo barevnou hloubku (Vyrobil jsem je 33% a ve stupních šedi) pomocí nástroje jako Průvodce přenesením obrázků v šarži.

Vy mohl také zkuste Evernote, který má také OCR pro rozpoznávání textu v obrázcích, plus mobilní aplikaci, která vám umožní nahrávat přímo z vašeho telefonu. Ale celkově jsem zjistil, že Evernote's OCR trochu vykresluje - při nahrávání se nepřevádí správně a nejsem si zcela jistý, kdy zpracovává vaše obrázky. Prozatím jsou Dokumenty Google nejrychlejší metodou, i když to vyžaduje další krok pro nahrávání.