Postup přidání rozevíracích seznamů a ověření dat do tabulek aplikace Excel 2010

V Excelu 2010 a 2007 je užitečnou funkcí, kterou používám po celou rozpočtovou sezónu, funkce ověření dat, která vám umožňuje vytvořit rozevírací seznam v buňce pro vyplnění polí. Protože několik z nás pracuje na rozpočtu společně, pomocí rozbalovacích seznamů mohu udržet data normalizovaná a ušetřit mě a mým spolupracovníkům spoustu času během a na konci procesu. Tohle je jen jeden příklad, ale myslím, že to pochopíte. Pokud ne, otevřete Excel 2010 nebo 2007 a sledujte kouzlo rozevíracího seznamu Excelu!

I když normálně přidávám rozbalovací seznamy pro ověření dat do celých sloupců, můžete je také přidat do jednotlivých buněk. V níže uvedeném příkladu budu sestavovat rozevírací seznam do celého sloupce, aby mi pomohl sestavit kategorii žánru v mé hudební sbírce.

Krok 1 - Vyberte buňky, do kterých chcete přidat ověření

Kliknutím na sloupec zvýrazníte celý sloupec.

Krok 2 - Datová stuha

Nyní, když máte vybrány požadované buňky, Klikněte na Data na pásu karet a poté Klikněte na Ověření dat nářadí.

Krok 3 - Validační kritéria

Z Nastavení Tab, Klikněte na rozevírací seznam Povolit a Klikněte na Seznam.

Krok 4 - rozevírací seznam

V SV naší krabici jsou dvě různé možnosti.

1. Pokud již máte několik řádků s daty seznamu, můžete pouze vybrat tato pole. To je důvod, proč normálně dělám IE: někde v tabulce používám skrytý sloupec, aby se věci udržely jednoduché, navrhuji pro toto cvičení č. 2.
2. Ručně zadejte data pro rozbalovací nabídku podle Psaní na stroji do pole je odděluje čárkou.

Klikněte naOK zachránit.

Krok 5 - Volitelné: vstupní zpráva + upozornění na chybu

Pokud chcete, můžete použít dvě další karty ověření dat. První je Vstupní zpráva, tato karta vám umožní přiřadit malou rozbalovací zprávu, která se zobrazí pokaždé, když někdo vybere buňku s tímto ověřením dat, které je jí přiřazeno. Druhým je Chybové upozornění, toto vám umožní nastavit zprávu, když se někdo pokusí vložit do buňky informace, které neodpovídají tomu, co vložíte do zdroje.

Hotovo!

Nyní budou mít všechny buňky, které jste původně vybrali, funkci rozbalovací nabídky se seznamem, ze kterého si můžete pro buňku vybrat. Tyto buňky budou nyní také moderovány / normalizovány validací dat, takže do buňky budete moci zadat pouze jednu z možností zdroje. Pokud uživatel provede rozbalovací nabídku a vybere, žádný problém. Pokud to zadají, žádný problém. Pokud zadají nesprávná data, zobrazí chybové hlášení podle výše uvedeného postupu v kroku 5 (pokud jste nakonfigurovali chybovou zprávu atd.).

Závěr

Jak jsem uvedl v úvodu, při koordinaci článků zde na groovyPost používám rozevírací seznamy. Dokumenty Google také podporují tuto funkci, takže zůstaňte naladěni na tento návod Jak na to během několika dní.