Váš průvodce sdílením dokumentů ve Wordu, Excelu a PowerPointu

Jak

PodleSandy Writtenhouse

Poslední aktualizace dne28. října 2020

Existují různé způsoby, jak sdílet dokument, který vytvoříte v Microsoft Word, Excel a PowerPoint. Mnohokrát dokument jednoduše vrhneme do e-mailu a pošleme ho cestou. Existují však i další možnosti, jako je umožnit příjemci jej upravit nebo sdílet jako jiný typ souboru, jako je PDF.

Tato příručka vás provede způsoby a možnostmi sdílení dokumentu ve Wordu, Excelu a PowerPointu na Windows i Mac.

Sdílení dokumentu ve Windows

Kroky pro sdílení dokumentu ve všech třech aplikacích jsou v systému Windows v zásadě stejné. Liší se v tom, že v každém můžete použít speciální typy souborů. Chcete-li začít, postupujte podle těchto pokynů a sdílejte dokument v kterékoli z těchto tří aplikací.

1. Klikněte na ikonu Podíl tlačítko vpravo nahoře nad páskou nebo vyberte Soubor > Podíl z nabídky.
2. Při prvním spuštění se zobrazí vyskakovací okno se zprávou, která vás o to požádá
   nahrajte kopii dokumentu na OneDrive a sdílejte jej. Pokud chcete spolupracovat nebo povolit úpravy, použijte tuto možnost a vyberte účet pokud máte více než jednu.
3. Vybrat Kdokoli s odkazem může upravovat Zaškrtněte políčko Povolit úpravy pokud to chcete udělat přesně.
4. Pokud máte Účet Premium OneDrive, můžete volitelně nastavit datum vypršení platnosti a nastavit heslo.
5. Klepněte na Aplikovat.
6. Vložte jméno nebo e-mailovou adresu pro každého příjemce a pokud chcete, přidejte zprávu.
7. Klepněte na Poslat k odeslání e-mailu pomocí výchozí e-mailové aplikace, Kopírovat odkaz získat odkaz a sdílet jej sami, nebo Výhled vytvořit odkaz ke sdílení a přidat ho do e-mailu aplikace Outlook.

Případně můžete připojit kopii dokumentu k e-mailu. Místo toho si můžete vybrat tuto možnost, a to kdykoli prostřednictvím výše uvedeného procesu sdílení. V dolní části pod Sdílet kopii, vyberte Dokument aplikace Word, Sešit aplikace Excel nebo Prezentace aplikace PowerPoint v závislosti na aplikaci nebo zvolte odeslání jako PDF. Tím se soubor připojí k e-mailu připravenému k vyplnění a odeslání.

Tip na úsporu času: Pokud chcete rychlý způsob sdílení dokumentu Word, Excel nebo PowerPoint ve Windows, můžete použijte nabídku Odeslat. Díky tomu můžete rychle vybrat příjemce faxu nebo pošty, komunikační aplikaci nebo jiné přidané místo. Klepněte pravým tlačítkem na ikonu souboru a přejděte na Poslat komu v místní nabídce.

Správa přístupu k dokumentům ve Windows

Pokud v kroku 3 výše povolíte úpravy a později si to rozmyslíte, můžete spravovat přístup pro každého příjemce.

1. Klikněte na ikonu Podíl tlačítko vpravo nahoře nebo vyberte Soubor > Podíl z nabídky.
2. V horní části vyskakovacího okna klikněte na Více možností (tři tečky) a poté Spravovat přístup.
3. Pod jménem nebo e-mailovou adresou příjemce klikněte na ikonu Může upravit rozevíracího seznamu a vyberte jinou možnost ze seznamu.

Můžete také kliknout na odkaz ke sdílení v horní části. Pokud chcete, zkopírujte jej a vložte jiné osobě z okna Správa přístupu.

Sdílení dokumentu na Macu

Kroky pro sdílení dokumentů v Wordu, Excelu nebo PowerPointu na Macu jsou také stejné ve všech třech aplikacích a podobné Windows.

1. Klikněte na ikonu Podíl tlačítko vpravo nahoře nad páskou nebo vyberte Soubor > Podíl > Podíl z řádku nabídek.
2. Při prvním sdílení budete vyzváni k výběru a Místo. Vyberte jeden ze svých účtů OneDrive a klikněte Uložit. Zde můžete upravit také název dokumentu.
3. Klikněte na ikonu Podíl tlačítko nebo Soubor > Podíl > Podíl na panelu nabídek znovu a uvidíte vaše možnosti sdílení: Pozvat lidi, Kopírovat odkaz a Odeslat kopii.

Vybrat Pozvat lidi pokud byste chtěli spolupracovat. Přidejte jména nebo e-mailové adresy, volitelnou zprávu a zkontrolujte Může upravit políčko, aby mohli provádět změny. Klepněte na Podíl.

Vybrat Kopírovat odkaz pokud chcete odkaz sdílet sami. Vyberte buď Pouze pro zobrazení nebo Zobrazit a upravit protože odkaz se bude lišit. Poté bude zkopírován do vaší schránky, kde jej můžete vložit, kam chcete.

Vybrat Odeslat kopii k odeslání e-mailem pomocí výchozí e-mailové aplikace. Klepněte na Odeslat jako vyberte typ souboru a klikněte na E-mail jako přílohu nebo Podíl tlačítko pro použití vašeho sdíleného listu Mac.

Podobně jako v systému Windows můžete kopii dokumentu kdykoli sdílet prostřednictvím e-mailu. Klepněte na Soubor > Podíl z řádku nabídek a vyberte typ souboru, který chcete použít. V závislosti na aplikaci, kterou používáte, si můžete vybrat z dokumentu, sešitu, prezentace, HTML nebo PDF. Otevře se e-mail s připojeným dokumentem připraveným k vyplnění a odeslání.

Tip na úsporu času: Dokument můžete také rychle sdílet v systému macOS, stejně jako v systému Windows. Klepněte pravým tlačítkem na ikonu souboru a přejděte dolů na Podíl. Uvidíte možnosti sdílení vašeho Macu, jako jsou Mail, Zprávy a AirDrop.

Správa přístupu k dokumentům v systému Mac

Pokud povolíte úpravy dokumentu a změníte názor, můžete také spravovat přístup pro každého příjemce v systému Mac.

1. Klikněte na ikonu Podíl tlačítko v pravé horní části dokumentu.
2. V dolní části vyskakovacího okna pod Sdíleno s, klepněte pravým tlačítkem na příjemce.
3. Vyberte jinou možnost ze seznamu.

Sdílení je péče!

Existuje mnoho důvodů, proč sdílet dokument Word, Excel nebo PowerPoint. Chcete-li umožnit ostatním provádět změny nebo sdílení pro referenci, máte v systému Windows i Mac flexibilní možnosti.

A pokud máte zájem, podívejte se jak přidat vodoznak do dokumentu Word než to budete sdílet. To je užitečné pro označení věcí, jako je důvěrnost nebo soukromí.

Recenze

Co je osobní kapitál? Recenze 2019 včetně toho, jak je používáme ke správě peněz

Ať už s investováním začínáte poprvé nebo jste ostříleným obchodníkem, Personal Capital má pro každého něco. Zde je pohled na ...