Co jsou soubory PST aplikace Outlook a proč je používat... nebo ne?

Téměř každý, se kterým v práci mluvím, si stěžuje na velikost svého firemního e-mailového účtu. Normálně to není problém (ale lidé si stále stěžují), protože když se poštovní schránka přiblíží, je to limit e - mailové servery (jako Microsoft Exchange) uživatele upozorní, aby mohl poštovní schránku vyčistit před server prosazuje jejich omezení velikosti omezením odesílání / přijímání ze serveru.

Teď je to vše v pořádku a Dandy, dokud... na pár dní jedete na dovolenou, tato upozornění velikosti e-mailu přicházejí a odcházejí, a pak KABOOM !!! Vaše poštovní schránka je PLNÁ a vy již nemůžete posílat / přijímat e-maily z mobilního telefonu nebo dokonce OWA (Outlook Web Access). Dostal jsem hovor milionkrát. Můj iPhone nemůže odesílat e-maily, pomoc!

• Tak co dělat?
• Existuje řešení těchto nedostatečně velkých poštovních schránek?
• Co mám dělat, než půjdu na dovolenou?

Teď vás představím nechvalně (podle IT) Soubor PST aplikace Outlook.

Co jsou soubory .PST aplikace Outlook?

• Datové soubory aplikace Outlook nebo soubory PST aplikace Microsoft Outlook (jak jsou známější) lze vytvořit pomocí Microsoft Outlook k přesunutí nebo kopírování e-mailů a příloh z účtu poštovní schránky serveru na místní PC. Jde v podstatě o místní archiv nebo soubor úložiště, který vytvoříte pro ukládání e-mailů a příloh na pevný disk počítače, jednotku USB nebo sdílení serveru (v závislosti na tom, kde je vytvoříte a uložíte).

Kolik můžete uložit v souborech .PST aplikace Outlook?

• Před aplikací Outlook 2003/2007 mohly soubory .PST ukládat pouze 2 GB e-mailu a příloh. U aplikací Outlook 2003 a Outlook 2007 se změnil formát, takže soubory PST se mohou podle potřeby zvětšit na více než 20 GB, pokud není výchozí konfigurace je změněna.
• Upřímně, nenechte je získat 20 koncertů. To je hodně lepší nápad, aby vaše .PST soubory nebyly větší než několik koncertů. Pokud potřebujete více úložného prostoru, vytvořte místo vytvoření nového souboru .PST obrovský Archivy .PST. Čím větší jsou soubory .PST, tím větší je šance na poškození a ztrátu dat (plus čím těžší bude zálohování zlých chlapců.) Můžete připojit tolik .PST soubory do svého klienta Outlook podle potřeby, takže pokud potřebujete uložit více než několik GIG starých, logicky oddělte svůj e-mail od více souborů .PST. e-mailem.
• TIP - Pokud pro archivaci starého e-mailu používáte soubory .PST, komprimujte je poté, co do nich zkopírujete všechna stará data. E-mail je obvykle jen text, takže velmi dobře komprimuje.

Jak lze vytvořit soubory .PST aplikace Outlook?

• Je to SNADNÉ, zde je několik návodů Outlook 2007, 2013 a 2016.

Proč používat / vytvářet soubory .PST? Výhody?

Velikost poštovní schránky

• Pamatujete si první odstavec tohoto článku? Většina správců e-mailů omezuje velikost firemních poštovních schránek. Čím větší je poštovní schránka, tím více místa na disku potřebují, tím více potřebují zálohovat A tím více času potřebují k provedení těchto záloh.
• Pokud vaše e-mailová schránka (jako jsem já), poštovní schránka o velikosti 200 megabajtů ji prostě nezkrojí. Zde přicházejí soubory .PST. Stačí vytvořit soubor .PST a přetáhnout do něj svůj e-mail. Fungují stejně jako běžná složka poštovní schránky v aplikaci Outlook. Drag and Drop. Je to jednoduché! Fórum>.
• Nejnovější verze služby Windows Search indexují vaši poštovní schránku a všechny místní soubory .PST (konfigurovatelné) které umožňují téměř okamžitý přístup ke všem e-mailům pomocí vyhledávacích funkcí zabudovaných do společnosti Microsoft Výhled.

Zálohování a zotavení po katastrofě

• Pokud nemáte (nebo nedůvěřujete) správce e-mailu, který pravidelně provádí zálohy vašeho e-mailového serveru, zkopírujte svůj e-mail (ano, nemusíte MOVE mail do souborů .PST, můžete jej také zkopírovat) do místního souboru .PST je rychlá a snadná metoda, jak zajistit, aby váš e-mail byl obnovitelný v DR serveru. scénář.

Přenosnost

• Soubory .PST dělají e-mail přenosným. Řekněme například, že chcete přesunout e-mail z jedné poštovní schránky do druhé. Například vaše měnící se úkoly a chtějí si přinést starý e-mail. Nebo možná měníte poskytovatele hostitele. NEBO, možná budete chtít zkopírovat svůj osobní a pracovní e-mail do souboru .PST, ponechat jej na malém disku USB a mít ho neustále u sebe. Jak jsem řekl, soubory PST udržují poštu velmi přenosnou. A ano, je to také účet GMAIL, ale tento článek není o GMAIL :)

Bezpečnostní

• Věděli jste, že je téměř nemožné sledovat, zda váš IT pracovník / oddělení čte váš e-mail? Přesunutí „citlivého“ nebo „důvěrného“ e-mailu z e-mailového / Exchange serveru do místního souboru .PST přidá vrstvu zabezpečení.
• Poznámka: Většina IT oddělení je schopna uchopit vaše .PST soubory, aniž byste to věděli přímo z pevného disku v práci. Z tohoto důvodu je nezbytné zajistit další zabezpečení pevného disku počítače. Napíšu článek o tomto tématu krátce, ale prozatím se podívejme tento článek. Je to trochu „GEEKY“, brzy se na to podívám s článkem, který vysvětluje několik možností zabezpečení souborů .PST.

Jaké jsou nevýhody používání souborů .PST?

Vzdálený přístup

• Jakmile je pošta přestěhovala do souboru .PST již nebude na serveru k dispozici pomocí aplikací pro vzdálený přístup, jako jsou OWA nebo mobilní telefony, které SYNC s vaší poštovní schránkou. Chcete-li získat přístup k e-mailu v souborech .PST, budete muset použít plného klienta Microsoft Outlook. V těchto situacích může pomoci malý disk USB. Stále však není tak pohodlné jako ponechání e-mailu na serveru.

Lidé se vám nelíbili a je možné, že přijdete o práci

• Soubory .PST v průběhu času (v závislosti na tom, kolik e-mailů obdržíte / uchováváte), mohou zabrat spoustu místa na místním počítači nebo na serveru, v závislosti na tom, kde je ukládáte. IT kluci nenávidí všechno, co je nutí, aby na něčem pracovali, pokud to nebude budovat svůj životopis, takže umístění někde hodně dat, které bude vyžadovat, aby si koupili více místa na disku, je rozruší.
• Corporate Legal a většina oddělení správy záznamů nemají rádi soubory .PST, protože umožňují koncovému uživateli snadno ignorovat nebo obejít zásady uchovávání / ničení firemních dokumentů.
• Týmy pro správu podnikových informací se také nelíbí .PST soubory, protože pokud je Legal někdy požádá obnovit data pro soud nebo předvolání,. PST soubory mohou podráždit náklady a úsilí dat zotavení.

Výkon systému a mozku

• Čím více e-mailu máte, tím více e-mailu musíte vy i váš počítač sledovat a zpracovávat.
• Vzhledem k tomu, že Windows Search (nebo nějaký jiný e-mail / systémový indexátor) indexuje více e-mailů a příloh, bude váš index větší a vaše vyhledávání budou trvat déle.

Doufejme tedy, že jsem odpověděl na všechny vaše dotazy týkající se souborů PST aplikace Microsoft Outlook a zahrnul jsem několik kladů a záporů na vysoké úrovni. Ale v případě, že jsem něco zmeškal, neváhejte upustit komentář nebo napište svůj dotaz do mého Fórum.