Co jsou soubory Outlook PST a proč je používat… nebo ne?

Vysvětlovač

PodleSteve Krause

Naposledy aktualizováno dne27. října 2021

Téměř každý, s kým v práci mluvím, si stěžuje na velikost svého firemního e-mailového účtu. Normálně to není problém (ale lidé si stále stěžují), protože když se poštovní schránka blíží svému limitu, většina e-mailové servery (jako je Microsoft Exchange) upozorní uživatele, aby mohli vyčistit poštovní schránku dříve server prosazuje jejich omezení velikosti omezením odesílání/přijímání ze serveru.

Teď, to je všechno v pořádku a Dandy, DOKUD…odjedete na pár dní na dovolenou, tato upozornění na velikost e-mailu přijdou a odejdou a pak bum! Vaše poštovní schránka je plná a už nemůžete odesílat/přijímat e-maily ze svého mobilu nebo dokonce z OWA (Outlook Web Access). Přijal jsem hovor milionkrát. Můj iPhone nemůže odesílat e-maily, pomozte!

• Tak co dělat?
• Existuje řešení těchto nedostatečně dimenzovaných poštovních schránek?
• Co mám udělat před odjezdem na dovolenou?

Nyní vám představím nechvalně známé (podle IT) soubor Outlook PST.

Co jsou soubory PST aplikace Outlook?

• Datové soubory aplikace Outlook nebo soubory .PST Microsoft Outlook (jak jsou známější) lze vytvořit pomocí Microsoft Outlook pro přesun nebo zkopírování e-mailů a příloh z vašeho účtu poštovní schránky serveru do vašeho místního účtu PC. V podstatě je to místní archiv nebo soubor úložiště, který vytvoříte pro ukládání e-mailů a příloh na pevný disk počítače, jednotku USB nebo sdílenou složku serveru (podle toho, kde je vytvoříte a uložíte).

Kolik můžete uložit soubory PST v aplikaci Outlook?

• Před verzí Outlook 2003/2007 mohly soubory .PST ukládat pouze 2 gigabajty e-mailů a příloh. V aplikacích Outlook 2003 a Outlook 2007 se formát změnil a umožnil tak souborům .PST růst podle potřeby na velikost přes 20 gigabajtů, pokud není výchozí konfigurace je upravena.
• Upřímně, nenechte je získat 20 koncertů. To je hodně lepší nápad, aby vaše soubory .PST nebyly větší než několik koncertů. Pokud potřebujete více úložného prostoru, vytvořte nový soubor .PST namísto vytváření obrovský Archivy .PST. Čím větší jsou soubory .PST, tím větší je pravděpodobnost poškození a ztráty dat (a navíc tím těžší bude zálohování padouchů.) Můžete připojit tolik souborů .PST soubory do vašeho klienta Outlook, jak potřebujete, takže pokud potřebujete uložit více než několik starých GIGů, stačí e-maily logicky oddělit mezi více souborů .PST e-mailem.
• TIP – Pokud k archivaci starých e-mailů používáte soubory .PST, zkomprimujte je poté, co do nich zkopírujete všechna stará data. Email je většinou jen text, takže se VELMI pěkně komprimuje.

Jak mohu vytvořit soubory PST aplikace Outlook?

• Je to SNADNÉ, zde je několik návodů Outlook 2007, 2013, a 2016.

Proč používat/vytvářet soubory .PST? Výhody?

Velikost poštovní schránky

• Pamatujete si první odstavec tohoto článku? Většina správců elektronické pošty omezuje velikost firemních poštovních schránek. Čím větší je schránka, tím více místa na disku potřebují, tím více potřebují zálohovat A tím více ČASU potřebují k provedení těchto záloh.
• Pokud jste e-mailový packrat (jako já), 200megabajtová poštovní schránka to prostě neškrtne. To je místo, kde přicházejí soubory .PST. Stačí vytvořit soubor .PST a přetáhnout do něj svůj e-mail. Fungují stejně jako běžná složka poštovní schránky v Outlooku. Drag and Drop. Je to jednoduché! Fórum>.
• Nejnovější verze Windows Search indexuje vaši poštovní schránku A všechny místní soubory .PST (lze konfigurovat) které umožňují téměř okamžitý přístup ke všem e-mailům prostřednictvím vyhledávacích funkcí zabudovaných v Microsoftu Výhled.

Zálohování a zotavení po havárii

• Pokud nemáte (nebo nedůvěřujete) správci e-mailu, který pravidelně zálohuje váš e-mailový server, zkopírujte si e-mail (ano, nemusíte PŘESUNOUT poštu do souborů .PST, můžete ji také zkopírovat) do místního souboru .PST je rychlý a snadný způsob, jak zajistit, že váš e-mail bude obnovitelný na serveru DR scénář.

Přenosnost

• Soubory .PST umožňují přenos e-mailů. Řekněme například, že chcete přesunout e-maily z jedné poštovní schránky do druhé. Například možná měníte zaměstnání a chcete přinést starý e-mail. Nebo možná měníte poskytovatele hostitele. NEBO možná budete chtít zkopírovat svůj osobní a pracovní e-mail do souboru .PST, uchovat jej na malém USB disku a mít jej vždy u sebe. Jak jsem řekl, soubory .PST udržují poštu velmi přenosnou. A ano, účet GMAIL také, ale tento článek není o GMAILu :)

Bezpečnostní

• Věděli jste, že je téměř nemožné sledovat/auditovat, zda váš IT pracovník/oddělení čte váš e-mail? Přesunutí „citlivého“ nebo „důvěrného“ e-mailu z e-mailového / Exchange serveru do místního souboru .PST přidává vrstvu zabezpečení.
• Poznámka: Většina IT oddělení má možnost uchopit vaše soubory .PST, aniž byste o tom věděli, přímo z vašeho pevného disku v práci. Z tohoto důvodu je použití dodatečného zabezpečení na pevném disku vašeho počítače zásadní. Brzy na toto téma napíšu článek, ale zatím se na to podívejte tento článek. Je to trochu „GEEKY“, takže na to brzy navážu článkem, který vysvětluje několik možností pro zabezpečení souborů .PST.

Jaké jsou nevýhody používání souborů .PST?

Vzdálený přístup

• Jakmile je pošta přestěhoval do souboru .PST, již nebude k dispozici na serveru pomocí aplikací pro vzdálený přístup, jako je OWA nebo mobilní telefony, které se SYNCHizují s vaší poštovní schránkou. Pro přístup k e-mailu v souborech .PST budete muset použít plnohodnotného klienta Microsoft Outlook. V těchto situacích může pomoci malý USB disk. Stále to však není tak pohodlné jako ponechání e-mailu na serveru.

Lidé vás nebudou mít rádi a je možné, že přijdete o práci

• Soubory .PST v průběhu času (v závislosti na tom, kolik e-mailů obdržíte/uchováte) mohou zabírat HODNĚ místa na vašem místním počítači nebo na sdíleném serveru, v závislosti na tom, kde je ukládáte. ITčkáři nenávidí cokoli, co je nutí pracovat na čemkoli, pokud to nevytváří jejich životopis, takže umístění velkého množství dat někam, které bude vyžadovat nákup dalšího místa na disku, je rozčiluje.
• Firemní právní oddělení a většina oddělení správy záznamů nemají rádi soubory .PST, protože umožňují koncovému uživateli snadno ignorovat nebo obejít zásady uchovávání a ničení firemních dokumentů.
• Týmy pro zabezpečení podnikových informací také nemají rády soubory .PST, protože pokud je o to právní oddělení někdy požádá obnovit data pro soudní proces nebo předvolání k soudu, soubory .PST mohou rozhořčit náklady a úsilí na data zotavení.

Výkon systému a mozku

• Čím více e-mailů máte, tím více e-mailů musíte vy i váš počítač sledovat a zpracovávat.
• Protože více e-mailů a příloh je indexováno službou Windows Search (nebo jiným e-mailovým/systémovým indexátorem), váš index bude větší A vaše vyhledávání bude trvat déle.

Doufejme, že jsem odpověděl na všechny vaše otázky týkající se souborů .PST aplikace Microsoft Outlook a popsal některé výhody a nevýhody na vysoké úrovni. Ale v případě, že jsem něco přehlédl, neváhejte napsat komentář nebo napsat svůj dotaz do mého Fórum.

Jak

Jak najít kód Product Key Windows 11

Pokud potřebujete přenést svůj produktový klíč Windows 11 nebo jej jen potřebujete k provedení čisté instalace operačního systému,...

Jak

Jak vymazat mezipaměť Google Chrome, soubory cookie a historii prohlížení

Chrome odvádí skvělou práci při ukládání vaší historie procházení, mezipaměti a souborů cookie za účelem optimalizace výkonu vašeho prohlížeče online. Její postup...

Nabídky

Přizpůsobení cen v obchodě: Jak získat online ceny při nakupování v obchodě

Nákup v obchodě neznamená, že musíte platit vyšší ceny. Díky zárukám dorovnání ceny můžete získat online slevy při nákupu v...