Jak automaticky e-maily BCC pomocí pravidel v aplikaci Outlook

Jak

PodleMichael Bryant

Naposledy aktualizováno dne3. září 2020

V závislosti na vaší situaci můžete chtít odesílat skryté kopie e-mailu prostřednictvím aplikace Microsoft Outlook. Spíše než to dělat ručně pokaždé, můžete vytvořit pravidlo, které to provede automaticky. Níže uvedené řešení zvládne úkol a vyžaduje jen malé nastavování; funguje to pokaždé, když pošlete e-mail jednotlivci nebo skupině.

Proč e-maily BCC?

BCC znamená „slepá kopie“. Stejně jako CC (nebo „uhlíkové kopie“) je BCC způsob odesílání kopií e-mailu jiným lidem. Na rozdíl od CC však v tomto případě primární příjemce neví, že někomu jinému byla zaslána kopie.

Pomocí pravidel aplikace Microsoft Outlook můžete automaticky někoho zkopírovat naslepo pokaždé, když pošlete e-mail jedné osobě nebo skupině. Můžete si například přát, aby váš nadřízený nebo personální oddělení BCC řádně zdokumentovali korespondenci s někým. V jiném případě je skupinová Skrytá kopie skvělý způsob, jak poslat e-mail mnoha lidem (například newsletter nebo leták), aniž by jim zpřístupnil kontaktní informace všech ostatních.

Vytvoření pravidla BCC v aplikaci Microsoft Outlook

1. Klikněte Soubor v aplikaci Microsoft Outlook.
2. Vybrat Info z nabídky vlevo.
3. Vyberte krabici, Správa pravidel a upozornění.

Dále je čas vytvořit pravidla pro BCC. Neexistuje způsob, jak vytvořit automatické skryté kopie v aplikaci Microsoft Outlook, které vyžadují pouze jeden krok. Je to však stále možné vytvořením dvou samostatných pravidel

Vytvořte skupinu

1. Klikněte Nové pravidlo v levé horní části pole Pravidla a upozornění.
2. Vybrat Použít pravidlo na zprávy, které odesílám v části Začít z prázdného pravidla.
3. Vybrat další.
4. zaškrtněte políčko, poslat lidem nebo veřejné skupině.
5. Klikněte na Lidé nebo veřejná skupina odkaz pro výběr příjemce (příjemců).
6. Přidat příjemce (nebo příjemci). E-maily můžete vybrat ze svého adresáře nebo je napsat do pole „Komu“.
7. Klikněte OK.

Dále vytváříme kategorii, která bude později použita k automatickému odesílání e-mailů se skrytou kopií:

1. Klikněte další.
2. Zaškrtněte políčko vedle přiřadit do kategorie kategorie.
3. Vybrat Kategorie v části Upravit popis pravidla.
4. Zkontrolujte existující kategorie nebo vytvořit nový.
5. Klikněte další.
6. Vybrat další.
7. Přidat název pravidla.
8. Vybrat Dokončit.

Poznámka: Toto pravidlo se spustí, pouze když otevřete Microsoft Outlook.

První pravidla naznačovala, že kdykoli pošlete e-mail jednomu nebo více lidem, je mu přiřazena kategorie. Nyní je čas vytvořit pravidlo, které bude přijaté e-maily automaticky přeposílat na jiný e-mail. V tomto případě sobě nebo někomu jinému.

Aktivujte Auto Forward

Než se pohnete vpřed, nezapomeňte kliknout na Odeslaná složka pro váš e-mail v aplikaci Microsoft Outlook. Jinak to nebude fungovat.

1. Klikněte Nové pravidlo v levé horní části pole Pravidla a upozornění.
2. Vybrat Použít pravidlo na zprávy, které obdržím v části Začít z prázdného pravidla.
3. Vybrat další.
4. Šek Přiřazeno ke kategorii Kategorie.

Odtamtud:

1. Klikněte Kategorie pod krokem 2.
2. Vyberte kategorii vybranou výše.
3. Vybrat OK.
4. Klikněte další.
5. Zaškrtněte políčko pro Přepošlete to lidem nebo veřejné skupině.
6. Vybrat Lidé nebo veřejná skupina ve spodní části.
7. Přidat přeposlat email v poli Komu.
8. Vybrat Další dvakrát.
9. Zadejte název pravidla.
10. Vybrat Dokončit.

Poznámka: Toto pravidlo se spustí, pouze když otevřete Microsoft Outlook.

Podle těchto pravidel platí, že když je e-mail odeslán jednomu nebo více lidem (pravidlo 1), je nakonec předán někomu jinému (nebo skupině lidí) prostřednictvím BCC (pravidlo 2). Pravidla můžete kdykoli upravit tím, že se vrátíte do Soubor > Informace a výběrem Spravovat pravidla a upozornění.

Vytvořte to a zapomeňte na to

Když potřebujete zdokumentovat e-maily odeslané ostatním zveřejněním BCC, můžete to udělat pokaždé ručně nebo vytvořit dvě pravidla, takže se to pokaždé udělá automaticky. Na co čekáte, zamiřte do Microsoft Outlooku a začněte vytvářet svá pravidla!

Recenze

Co je osobní kapitál? Recenze 2019 včetně toho, jak je používáme ke správě peněz

Ať už s investováním začínáte nebo jste zkušený obchodník, Osobní kapitál má pro každého něco. Zde je pohled na...