Jak používat aplikace Outlook 2010 a Microsoft RMS k zabezpečení e-mailů

Když někomu posíláte soukromý nebo důvěrný e-mail a chcete se ujistit, že jej nechtěně (nebo úmyslně) nepředal dál, má aplikace Outlook 2010 funkci. Pomocí Nastavení oprávnění můžete upravit e-maily tak, aby bylo obtížnější je kopírovat, tisknout, sdílet nebo posílat dál. RMS (Rights Management Services) dokonce zakáže vestavěnou funkci tisku obrazovky Windows (ačkoli Snagit a další aplikace pro snímání obrazovky stále fungují.)

RMS nebo IRM (Information Rights Management), jak Microsoft nazývá, nemusí být nutně něco nového. S aplikací Outlook 2010 však společnost Microsoft usnadňuje a zjednodušuje používání RMS doma. Vše, co potřebujete, je MS Office a Outlook 2010 (nebo 2007.) Pojďme se podívat na základy.

Jak ztěžovat e-mail při sdílení vpřed, kopírování, tisku nebo sdílení v aplikaci Office Outlook 2010

1. V aplikaci Outlook 2010 Klikněte na Domov kartu Klikněte na Nový Email , jako když obvykle skládáte novou zprávu.

2. Z nového okna zprávy Klikněte naSoubor> Informace> Nastavit oprávnění> Nepředávat dál.

3. Pokud jste to poprvé udělali, zobrazí se vyskakovací okno služby Správa práv k informacím (IRM). K použití této funkce budete potřebovat Windows Live účet; můžete si jednu nastavit na https://signup.live.com/. Pokyny jsou na obrazovce při nastavování služby Správa práv k informacím. Stačí kliknout a vybrat možnosti, které vás popisují.

4. Posledním krokem procesu IRM je přihlášení pomocí přihlašovacích údajů Windows Live. I když méně bezpečné, můžete se vyhnout potíží Výběr Uložit moji e-mailovou adresu a heslo volba. Klikněte naPodepsatv pokračovat.

5. Klikněte na Windows Live Uživatel právě jste se přihlásili; pro pohodlí Klikněte naVždy používejte tento účet a pak Klikněte naOK dokončit. Zamiřte zpět na kartu oprávnění ujisti se že Don't Forward je kontrolovány, což by mělo být, protože jsme se ji pokusili vybrat dříve.

To je všechno. Nyní kdykoli odešlete e-mail, můžete se rychle vrátit zpět a změnit možnost Nepředávat vpřed z kroku 2. Jste vlastníkem konverzace a máte úplná práva na užívání, ale společnost Microsoft to popisuje nejlépe:

Příjemci si mohou tuto zprávu přečíst, ale nemohou předat dál, tisknout ani kopírovat obsah. Vlastník konverzace má plné oprávnění ke své zprávě a všem odpovědím. Povolení udělené: [email protected] (Passport)

Nezapomeňte, že to nezabrání 100% lidem ve sdílení informací z toho, co jim pošlete e-mailem; jen to zkomplikuje. Také si všimněte, že když příjemce obdrží e-mail, bude muset vytvořit nebo se přihlásit pomocí a Účet Windows Live od té doby společnost Microsoft používá službu RMS k přiřazování práv na užívání chráněných služeb RMS e-maily.