Jak zobrazit skrytá data v aplikaci Word před sdílením dokumentů

Jak

PodleSandy Writtenhouse

Poslední aktualizace dne23. února 2021

Bereme všeho druhu opatření s našimi digitálními informacemi tyto dny. Jedna věc, na kterou pravděpodobně nemyslíte, jsou data připojená k dokumentům, které vytvoříte v aplikaci Microsoft Word.

Aniž byste o tom věděli, můžete sdílet dokument, který obsahuje skrytý text, komentáře, osobní informace, podrobnosti o odeslání k posouzení a další. Zde vám ukážeme, jak zkontrolovat v dokumentu tyto typy podrobností v samotném dokumentu a v metadatech a odstranit je z dokumentu Word.

Zobrazit skrytá data v dokumentu

Pěkně popořádku, Společnost Microsoft doporučuje že níže uvedený postup použijete spíše na kopii dokumentu než na originál. Důvodem je to, že pokud použijete nástroj k odebrání dat, nebude možné je později obnovit. V závislosti na podrobnostech tedy inspektor najde, záměr vašeho dokumentu a to, s kým ho plánujete sdílet, zvažte tuto možnost.

Chcete-li zobrazit tato skrytá data, otevřete dokument, který chcete zkontrolovat, a postupujte podle těchto kroků.

1. Klikněte na ikonu Soubor kartu a vyberte Info na levé straně.
2. Vedle položky Zkontrolovat dokument klikněte na Zkontrolujte problémy. Než na toto tlačítko kliknete, mohou se vedle něj zobrazit podrobnosti se souhrnem toho, co již bylo nalezeno.
3. Vybrat Zkontrolovat dokument.
4. Pokud jste dokument ještě neuložili, můžete být vyzváni, abyste tak učinili. Vybrat Ano nebo Ne podle vašich preferencí.
5. Když Inspektor dokumentů displeje, zaškrtněte políčka u všech položek, které má nástroj hledat. Máte téměř tucet kategorií od komentářů a revizí po vlastní XML a neviditelný obsah.
6. Klepněte na Kontrolovat.

Uvidíte výsledky kontroly. Zelené zatržítka znamenají, že nebyly nalezeny žádné položky. Červené vykřičníky označují, že položky byly nalezeny, a uvidíte přesně, o jaké položky jde.

Nyní je míč na vašem dvorci. Můžete kliknout na Odebrat všechny tlačítko vedle nalezených položek k jejich odstranění z dokumentu. Nebo můžete Zavřít nástroj, proveďte změny sami a poté jej znovu zkontrolujte.

Všimněte si varování ve spodní části nástroje, které opakuje prohlášení společnosti Microsoft: Některé změny nelze vrátit zpět. Nezapomeňte na to, než stisknete tlačítko Odebrat vše.

Je zřejmé, že ne všechny položky jsou stejně důležité jako ostatní, takže vás nemusí znepokojovat, pokud váš sdílený dokument obsahuje některé z nich. Například pokud dokument obsahuje název použité šablony, může být v pořádku nechat tuto položku zůstat.

Podívejme se hlouběji na typy položek zahrnutých v kategoriích Inspektor dokumentů.

Podrobnosti o inspektorovi Word Word

Toto není úplný seznam položek, které mohou být obsaženy v dokumentu Word. Poskytne vám však dobrou představu o kategoriích a položkách, které je třeba při používání nástroje sledovat. Úplný seznam, jak se vyvíjí, najdete na webu Stránka podpory Microsoftu pro skrytá data.

• Komentáře, revize, verze a poznámky: Komentáře, revizní značky, podrobnosti o verzi dokumentu a poznámky o inkoustu.
• Vlastnosti dokumentu a osobní údaje: Vlastnosti dokumentu (Souhrn, Statistika a Vlastnosti dokumentu), směrovací lístky, podrobnosti o odeslání k posouzení, vlastnosti serveru dokumentů, informace o typu obsahu, název šablony a uživatel název.
• Skrytý text: Text, který jste naformátovali jako skrytý ve vašem dokumentu.
• Neviditelný obsah: Objekty, které jste ve svém dokumentu zformátovali jako neviditelné.
• Záhlaví, zápatí a vodoznaky
• Vlastní data XML
• Doplňky podokna úloh
• Vložené dokumenty
• Makra, formuláře a ovládací prvky ActiveX
• Sbalené nadpisy
• Inkoust

Jak vidíte, existuje několik položek, které byste si chtěli nechat soukromější než jiné. Použijte tedy svůj nejlepší úsudek. A pokud máte obavy, že nebudete moci pomocí nástroje pro kontrolu dokumentů obnovit něco, co odstraníte, zvažte uložení původního dokumentu (před použitím nástroje) a sdílení kopie (po použití nástroje) namísto.

Chraňte své údaje při sdílení dokumentů aplikace Word

Proces spuštění kontroly vašeho dokumentu trvá méně než jednu minutu. V tuto chvíli tedy stojí za to se ujistit, že nesdílíte něco osobního nebo citlivého.

Další informace o ochraně dat najdete v článku jak chránit počítač se systémem Windows před ransomwarem a jak trvale skartovat soubory ve Windows také.

nabídky

Porovnávání cen v obchodě: Jak získat online ceny při nakupování v obchodě

Nákup v obchodě neznamená, že musíte platit vyšší ceny. Díky zárukám shody cen můžete získat online slevy při nakupování v ...

Jak

Jak darovat předplatné Disney Plus digitální dárkovou kartou

Pokud vás baví Disney Plus a chcete jej sdílet s ostatními, zde je návod, jak si zakoupit předplatné Disney + dárek za ...

Jak

Váš průvodce sdílením dokumentů v Dokumentech, Tabulkách a Prezentacích Google

Můžete snadno spolupracovat s webovými aplikacemi Google. Tady je váš průvodce sdílením v Dokumentech, Tabulkách a Prezentacích Google s oprávněními ...