Jak chránit části dokumentu Word před úpravami

Jak

PodleBen Stockton

Poslední aktualizace dne14. ledna 2021

Pokud dokument Word neuložíte jen pro čtení, může jej upravovat kdokoli, kdo má kopii souboru. Ve většině případů je také docela snadné obejít ochranu souboru jen pro čtení. To ztěžuje ochranu dokumentu před zbytečnými změnami, pokud se nerozhodnete přepnout formáty a uložit jako PDF.

Tímto způsobem však omezíte jakékoli změny v dokumentu jako celku. Naštěstí Microsoft Word obsahuje další ovládací prvky, které vám umožňují chránit části dokumentu Word před úpravami.

Změny můžete omezit omezením dostupných možností formátování nebo omezením oblastí, které lze upravit. Pokud jste součástí Windows doména, můžete také použít službu Správa práv (RMS) k omezení úprav dokumentů na základě vašeho uživatelského účtu. Chcete-li chránit části dokumentu Word před úpravami, musíte udělat následující.

Omezit úpravy dokumentu Word podle stylu formátování

Pokud chcete povolit změny v dokumentu Word, ale omezit typ formátování, které lze použít (například zachovat nastavený styl), můžete to provést pomocí Omezit úpravy Jídelní lístek.

Chcete-li se k němu dostat, otevřete dokument aplikace Word. Na pásu karet stiskněte Recenze> Omezit úpravy. Vpravo se zobrazí panel nabídek.

Chcete-li omezit použití určitých stylů formátování, vyberte ikonu Omezte formátování na výběr stylů zaškrtávací políčko a poté stiskněte Nastavení možnost dole.

V nabídce vyberte styly, které chcete v dokumentu povolit. Pokud chcete použít minimální doporučenou možnost Wordu (jsou k dispozici pouze základní styly), stiskněte Doporučené minimum. Případně stiskněte Žádný nebo Všechno vyberte nebo zrušte zaškrtnutí všech položek.

Až budete s vybranými možnostmi formátování spokojeni, stiskněte OK pro uložení nastavení.

Nastavení formátování se použije, jakmile změnu vynutíte. Chcete-li to provést, stiskněte tlačítko Ano, začněte prosazovat ochranu volba.

V Začněte prosazovat ochranu pole, zadejte kontrolní heslo. To zastaví uživatelům bez hesla deaktivaci ochrany. Nicméně, jak dokument není šifrovaný, tato omezení lze s jistou lehkostí obejít.

Případně vyberte Ověření uživatele, s povolením odstranění hesla pouze oprávněným uživatelům v doméně Windows. Dokument bude šifrován, ale tato volba je omezena na podnikové nebo vzdělávací uživatele využívající službu RMS (Rights Management Service).

lis OK uložit vaši volbu.

Po uložení budou v dokumentu k dispozici pouze vybrané možnosti formátování. Bez deaktivace vynucení a vrácení dokumentu do normálu nebudete moci použít další možnosti formátování.

Omezit úpravy dokumentu Word výběrem

Pokud chcete omezit změny v dokumentu na určité oblasti (například jednotlivé odstavce nebo řádky), můžete to provést také pomocí Omezit úpravy Jídelní lístek.

Začněte otevřením dokumentu a stisknutím Recenze> Omezit úpravy. Na panelu nabídek vpravo klikněte na ikonu V dokumentu povolit pouze tento typ úprav Zaškrtávací políčko a poté vyberte Žádné změny (pouze pro čtení) volba.

Tím zabráníte úpravám oblastí, na které se nevztahují výjimky. Chcete-li přidat výjimku, vyberte oblast dokumentu (od jednoho slova po celý odstavec nebo stránku) a stiskněte klávesu Každý zaškrtávací políčko, uvedené pod Výjimky (volitelné) kategorie.

To umožní každému, kdo má přístup k souboru, možnost upravovat tuto část dokumentu. Chcete-li místo toho přidat přísnější omezení (například abyste měli právo upravovat sekci pouze jednotlivým uživatelům), vyberte obsah a stiskněte Více uživatelů volba.

Ve vyskakovacím okně Přidat uživatele V nabídce přidejte uživatelská jména místních uživatelů systému Windows nebo uživatelské účty v doméně systému Windows. lis OK uložit vaše volby.

U vybraného obsahu klikněte na zaškrtávací políčko vedle jeho uživatelského jména, které je viditelné v Jednotlivci sekce. Pouze tento uživatel bude moci provádět změny. Ujistěte se, že Každý Zaškrtávací políčko je deaktivováno, pokud chcete, aby tomu tak bylo.

Omezení potvrďte stisknutím tlačítka Ano, začněte prosazovat ochranu knoflík.

V Začněte prosazovat ochranu pole, zadejte kontrolní heslo nebo zvolte Ověření uživatele místo toho dát kontrolu oprávněným uživatelům domény. lis OK zachránit.

Po uložení budou úpravy podporovat pouze oblasti dokumentu, které jste vybrali (v dokumentu zvýrazněna šedě). Pokud není uvedeno jinak, změny v těchto částech budou moci provádět pouze uživatelé s přístupem k souboru.

Použití služby pro správu práv (RMS) k omezení změn v dokumentech aplikace Word

The Služba správy práv (RMS) v systému Windows pomáhá zabránit neoprávněným uživatelům v prohlížení, úpravách nebo tisku určitých dokumentů. Tento typ ochrany je k dispozici pouze pro uživatele v doméně Windows, jako jsou univerzitní nebo firemní uživatelé.

Budete muset promluvit se správcem sítě a potvrdit, že máte ve své síti povolený RMS. Budete také potřebovat dostatečný přístup uživatelů, abyste tímto způsobem omezili úpravy dokumentů.

Pokud používáte doménu Windows s podporou a přístupem RMS, otevřete dokument aplikace Word. Na pásu karet stiskněte Soubor> Informace.

V nabídce stiskněte Chraňte dokument> Omezit přístup> Omezený přístup a povolit Omezit oprávnění na tento dokument zaškrtávací políčko je povoleno. Jinak stiskněte Připojte se k serverům pro správu práv a získejte šablony k připojení k vhodnému ověřovacímu serveru ve vaší doméně.

Po zobrazení výzvy přidejte e-mailové adresy ostatních uživatelů, abyste jim poskytli vhodný přístup k vašemu dokumentu. To těmto uživatelům umožní přístup k souboru výběrem Číst nebo Změna umožnit jim přístup ke čtení nebo zápisu. lis OKuložit změny.

Po nastavení budou mít přístup k prohlížení nebo úpravám dokumentu pouze tito uživatelé. Přístup je omezen pouze na oprávněné uživatele domény.

Ochrana dokumentů Office

Díky ochraně částí dokumentu Word před úpravami můžete vyvíjet rozmanitější typy dokumentů. Například omezením některých sekcí ze změn můžete převést dokument Word do vyplnitelné podoby které mohou uživatelé vyplnit a vrátit. Jiné dokumenty Office lze chránit podobným způsobem, se schopností šifrování poznámkových bloků OneNote a chránit jednotlivé stránky a sekce.

Pokud exportujete dokument Word do jiného formátu, můžete stále chránit soubor před změnami. Pokud se rozhodnete přidejte hesla do souborů PDFmůžete například omezit, kdo má k souboru přístup, a chránit jej tak před zbytečnými pohledy.