Jednoduchá pravidla pro e-mail Microsoft Outlook, které oceníte

Jak

PodleSandy Writtenhouse

Poslední aktualizace dne6. října 2020

Microsoft Outlook má tolik úžasných funkcí, kolik je užitečných pro psaní e-mailů a organizaci vaší doručené pošty. Například můžete nechte vyniknout důležité e-maily a vytvářet automatické odpovědi jako když jste mimo kancelář.

Další skvělou funkcí je možnost nastavit pravidla. Na příchozí a odchozí e-maily můžete použít pravidla, která vám pomohou uspořádat, sledovat nebo udržovat aktuální informace o vašich zprávách. A vše se provádí automaticky po počátečním nastavení. Zde uvádíme několik běžných pravidel Outlooku, která oceníte, protože vám ušetří spoustu času.

Nastavení pravidel v Outlooku

U každého z níže uvedených pravidel začnete na stejném místě. Ať už tedy plánujete nastavit jedno nebo několik pravidel nebo v budoucnu pravidla upravit, zde je postup, jak přejít do oblasti Pravidla v Outlooku.

1. Klepněte na Soubor z nabídky.
2. Pokud to ještě není vybráno, klikněte na Info záložka vlevo.
3. Přejděte dolů do hlavní části stránky a klikněte Spravujte pravidla a upozornění.
4. Klikněte na ikonu Pravidla e-mailu v horní části vyskakovacího okna.
5. Pokud máte více než jeden, vyberte v rozevíracím seznamu e-mailový účet, pro který chcete pravidlo nastavit.

Klepněte na Nové pravidlo otevřete Průvodce pravidly. Tento nástroj vás provede každým krokem pro nastavení pravidla. A nabízí některá z nejběžnějších pravidel spolu s možnostmi prázdných pravidel, která vytvoříte od začátku. Mějte na paměti, že i když si vyberete základní pravidlo, jak začít níže, můžete jej upravit podle svých potřeb.

Po nastavení nového pravidla se můžete vrátit do stejné oblasti a upravit, odstranit, spustit nebo exportovat pravidla.

Přesuňte e-maily od lidí

Řekněme, že máte nastaveny složky pro lidi v práci jako klienti nebo doma jako rodina. E-maily od určitých lidí můžete nechat automaticky přesunout do správné složky. V našem příkladu můžete přesouvat e-maily od svých rodičů, dětí a sourozenců přímo do složky Rodina.

1. V horní části Průvodce pravidly vyberte Přesuňte zprávy od někoho do složky.
2. Klepněte na další.
3. V Průvodci pravidly Krok 1: Uvidíte všechny dostupné podmínky, které můžete použít na e-maily, které chcete přesouvat, kromě toho, že jste od určité osoby. Když zaškrtnete všechny, které chcete použít, naplní se v kroku 2 Průvodce pravidly. V našem příkladu necháme první políčko zaškrtnuté od lidí nebo veřejné skupiny.
4. V Průvodci pravidly Krok 2: Klepněte na lidé nebo veřejná skupina vybrat lidi ve vaší rodině.
5. Vyberte své kontakty ze seznamu, zadejte nový e-mail nebo použijte Rozšířené hledání. Jakmile vyberete první, klikněte na Z dole je přidat. Do tohoto pravidla můžete přidávat všechny lidi stejným způsobem.
6. Klepněte na OK. Tyto kontakty se poté zobrazí v části Krok 2 Průvodce pravidly.
7. V Průvodci pravidly Krok 2: Klepněte na specifikováno vyberte složku a klikněte na OK. Tuto složku nyní uvidíte v kroku 2.
8. Další obrazovka vypadá velmi podobně jako ta předchozí v Průvodci pravidly, ale umožňuje vám vybrat více akcí, pokud chcete.
9. Klepněte na další.
   
10. Na další obrazovce můžete provést nastavení Výjimky podle tvého pravidla. To je užitečné, pokud chcete vyloučit e-maily z pravidla, pokud splňují určité podmínky. Zaškrtněte všechny, které chcete použít.
11. Klepněte na další.
12. Pojmenujte své pravidlo, zkontrolujte všechny možnosti nastavení, které chcete použít, zkontrolujte popis pravidla a klikněte na Dokončit. Pokud potřebujete provést změny, můžete použít Zadní tlačítko ve spodní části pro návrat na libovolnou obrazovku.
13. Vrátíte se zpět do okna Pravidla a upozornění. Klepněte na Aplikovat a pak OK k východu.

Tip na úsporu času: Jak procházíte procesem vytváření pravidla, můžete kliknout na Dokončit tlačítko místo další kdykoliv. Pokud tedy neplánujete přidat další akce nebo zahrnout výjimky, můžete tyto obrazovky úplně přeskočit.

Přesuňte e-maily konkrétními slovy

Možná máte složku pro e-maily týkající se cestování, prodej v obchodech nebo projekty v práci. A tyto e-maily pocházejí od různých lidí a společností. E-maily můžete přesouvat na základě konkrétních slov v předmětu, těle nebo na kombinaci obou.

1. V horní části Průvodce pravidly vyberte Přesuňte zprávy s konkrétními slovy v předmětu do složky.
2. Klepněte na další.
3. V Průvodci pravidly Krok 1: Zkontrolujte všechny podmínky, které se vztahují na e-maily, které chcete přesunout. Můžete například chtít, aby se slova objevila v předmětu a tělo místo pouze subjektu.
4. V Průvodci pravidly Krok 2: Klepněte na konkrétní slova zadejte každý do pole a klikněte Přidat. Po dokončení seznamu klikněte na OK.
5. V Průvodci pravidly Krok 2: Klepněte na specifikováno vyberte složku a klikněte na OK.
6. Pokud chcete přidat další akce, výjimky nebo zkontrolovat možnosti nastavení, můžete pokračovat v každé obrazovce kliknutím další. Případně klikněte na Dokončit a vaše pravidlo bude připraveno.

Tip na úsporu času: Pokud kliknete Dokončit v žádném okamžiku neuvidíte obrazovku, která pojmenuje vaše pravidlo, ale můžete to udělat na obrazovce Pravidla a upozornění. Vyberte pravidlo a klikněte na Změnit pravidloa vybrat Přejmenovat pravidlo.

Označit e-maily pro další sledování

Pokud používáte Outlook pro firmy, pravděpodobně máte e-maily, které vás vyžadují. Toto pravidlo můžete snadno nastavit, ať už od vašeho šéfa nebo klienta.

1. V horní části Průvodce pravidly vyberte Nahlásit zprávy od někoho pro další sledování.
2. Klepněte na další.
3. V Průvodci pravidly Krok 1: Zkontrolujte všechny další podmínky vztahující se na e-maily, které chcete nahlásit. Tady označíme od lidí nebo veřejné skupiny.
4. V Průvodci pravidly Krok 2: Klepněte na lidé nebo veřejná skupina vybrat lidi.
5. V Průvodci pravidly Krok 2: Klepněte na sledovat v tuto chvíli, proveďte výběr v Označit na a Pro rozevírací seznamy a klikněte OK.
6. Pokud chcete přidat další akce, výjimky nebo možnosti, můžete pokračovat v každé obrazovce kliknutím další. Pokud ne, klikněte Dokončit.

Přehrajte zvuk, když obdržíte určitý e-mail

Jedno další pravidlo aplikace Outlook, které je velmi užitečné, je přehrávání zvuku. To spustí konkrétní zvukové upozornění, když dostanete e-mail od určité osoby s konkrétním slovem označeným jako důležitý a mnoha dalšími situacemi. Nastavíme to tak, aby přehrávalo zvuk zpráv označených jako důležité.

1. V horní části Průvodce pravidly vyberte Přehrát zvuk, když od někoho dostanu zprávu.
2. Klepněte na další.
3. V Průvodci pravidly Krok 1: Zkontrolujte všechny další podmínky vztahující se na e-maily, které chcete nahlásit. Pro náš příklad zkontrolujeme označeno jako důležité.
4. V Průvodci pravidly Krok 2: Klepněte na důležitost vyberte úroveň priority a klikněte na OK.
5. V Průvodci pravidly Krok 2: Klepněte na zvuk vyhledejte zvuk a klepněte na otevřeno.
6. Klepněte na další přidat další akce nebo výjimky. Nebo klikněte Dokončit zabalit to.

Pravidla aplikace Outlook vám mohou ušetřit čas

Tato pravidla Outlooku vám nebudou muset přesouvat e-maily ani je ručně označovat a abyste měli jistotu, že budete na určité zprávy upozorněni, aby vám ušetřili čas a měli aktuální informace. Které z nich plánujete založit?

Pro více se podívejte na jak automaticky BCC sebe nebo ostatní na e-maily, které odesíláte pomocí pravidla aplikace Outlook.

Recenze

Co je osobní kapitál? Recenze 2019 včetně toho, jak je používáme ke správě peněz

Ať už s investováním začínáte poprvé nebo jste ostříleným obchodníkem, Personal Capital má pro každého něco. Zde je pohled na ...