10 tipů pro vytvoření politiky sociálních médií pro vaše podnikání: zkoušející sociálních médií

Politika. Může to být špinavé slovo, zejména v komunitách sociálních médií.

Proč? Špatně napsané zásady sociálních médií omezují, odrazují a zastavují zapojení sociálních médií - přesně naproti toho, co podniky chtějí.

Nicméně, skvělá politika sociálních médií podporuje, chrání a posiluje vysoce kvalitní zapojení. Jde o zmocnění a důvěru.

Jak píše Beth Kanter: „Důvěra je levnější než kontrola.”

Tento článek vysvětlí, jak se zásady sociálních médií liší od ostatních zásad, a co vám dá 10 tipů, které vám pomohou vytvořit efektivní politiku sociálních médií.

Proč zásady sociálních médií?

Zásady sociálních médií se liší. Ve většině zásad a postupů dokumentujeme, co by měli zaměstnanci dělat v určitých situacích: „Pokud k tomu dojde, udělejte to.“ U sociálních médií neexistuje způsob, jak přesně vědět, jaké situace mohou nastat - nebo v mnoha případech - jak by s nimi měli zaměstnanci nejlépe zacházet. Každá síť sociálních médií a každý vztah jsou jedinečné a prostředí sociálních médií se denně mění.

Rizika jsou nejistá. Soudy jsou v procesu interpretace zákonů týkajících se sociálních médií. Dokud nebude tento interpretační proces zralý - a to bude trvat let – organizace fungují bez definitivního vedení. Mohou nastat problémy: důvěrnost zaměstnanců a / nebo klientů, problémy v pracovněprávních vztazích, zvedání značky, nesprávná komunikace, spamování atd.

Jak postupujeme vpřed vzhledem k nejistému prostředí a nejasným rizikům?

Na internetu existují stovky ukázkových zásad sociálních médií. Pokud hledáte výchozí bod, určitě najdete nápady tady a tady.

Aby však bylo možné vytvořit zásady, které fungují - opravdu funguje - musíme nejprve položit základy.

Tady jsou 10 strategií, které můžete implementovat dnes.

# 1: Shromážděte svůj tým

Politiku sociálních médií nemůže napsat pouze jedna osoba. Musí být jedinečný pro vaši organizaci a v ideálním případě by měl zahrnovat vstup mnoha různých lidí s různými dovednostmi.

Týmový přístup zajišťuje, že klíčové oblasti rizika jsou spravovány správně a že veškeré budoucí výzvy, které mohou nastat, jsou řešeny odpovídajícím způsobem.

Kromě zaměstnanců přímo zapojených do sociálních médií mohou mezi potenciální členy týmu patřit: CEO, HR ředitel, IT ředitel, ředitel marketingu / vývoje, ředitel programu / oddělení, právník zdatný v sociálních médiích a alespoň jeden digitální nativní.

Nebojte se, ne každý člen tohoto týmu musí znát důvěrné podrobnosti vašich aktivit na sociálních médiích. Přemýšlejte o tom takto: pokud by měla dojít ke krizi, jaké informace váš tým potřebuje (o sociálních média a legální krajina, stejně jako vaše organizace a hodnoty), abyste mohli náležitě reagovat na sociální sítě média?

# 2: Zaměřte se na vytváření kultury

Sociální média jsou organická. Mění se to každý den. Byrokratická politika pravděpodobně nebude úspěšná. Místo toho chceme kulturu inovací, sdílení nápadů, řešení problémů a kreativity. Existuje vnitřní souvislost mezi interní organizační kulturou a politikami. Ve skutečnosti zásady, které píšeme, utvářejí naši kulturu.

Jak píšete své zásady, zahrnovat procesy, které posilují kulturu hodnocení a učení. Zde je třeba vzít v úvahu několik otázek:

• SZO je ve vašem týmu sociálních médií?
• Jak často setkávají se?
• Jak jsou řešené problémy / výzvy a kým?
• Jak se máš skupinové učení dokumentů?
• Jak budeme zhodnotit naše úspěchy a poučit se z našich selhání?

Ve svých zásadách můžete uznat sociální média kulturní hodnoty transparentnosti, konzistence, spojení, kreativity a rychlosti. S ohledem na tyto hodnoty budovat procesy, které kladou důraz na školení, podporu a hodnocení.

Pokud je pro vás koncept kultury sociálních médií nový, podívejte se na 26 slibných statistik sociálních médií pro malé firmy. Nabízí skvělý přehled o prostředí sociálních médií a o tom, proč ovlivňuje podniky.

# 3: Zvažte právní důsledky, včetně Národní rady pro hodnocení pracovních vztahů (NLRB)

Mnoho soudních případů vycházejících ze sociálních médií se týká pracovních vztahů. Zákon o národních pracovních vztazích (NLRA) byl přijat především k ochraně práv zaměstnanců na organizaci.

Organizace zaměstnanců se tradičně uskutečňovala osobně nebo telefonicky. S příchodem sociálních médií se také odehrává online. Nezáleží na tom, zda jsou zaměstnanci odborově organizovaní nebo ne; mají právo projednat podmínky zaměstnání se spolupracovníky.

To znamená, že i příležitostná konverzace na Facebooku o pracovních podmínkách může být chráněna podle NLRA. Každá situace je jiná, ale výsledkem je: buďte velmi opatrní a řekněte zaměstnancům, co mohou a co nemohou dělat na jejich vlastních osobních sociálních sítích. Tento jazyk může rychle selhat.

V srpnu 2011 NLRB vydala sdělení týkající se 14 z těchto případů. Toto sdělení obsahovalo vysvětlení případů a odůvodnění přijatých rozhodnutí. Velmi doporučuji zaměstnavatelům přečtěte si tuto poznámku a sdílejte ji se všemi v týmu sociálních médií.

# 4: Oddělte celkové zásady od pokynů pro konkrétní web

Sociální média se mění každý den. Pokud jsou vaše zásady úzce zaměřeny na konkrétní stránky sociálních médií, budou velmi rychle zastaralé. Obecně by tato politika měla být zaměřit se na celkový obraz: kdo co dělá (role a odpovědnosti), obecný přehled toho, jak to mohou / nemohou dělat (například dodržování právních předpisů a branding) a proč to vůbec děláme (účel a hodnoty).

Mohou být vytvořeny samostatné písemné pokyny pro záznam hloupých specifik určitých stránek sociálních médií. Tyto pokyny ohromně pomáhají v případě fluktuace zaměstnanců. Proces pokyny pro přípravu také pomáhají zaměstnancům lépe porozumět a vysvětlit, co dělají a jak.

# 5: Neobjevujte znovu kolo

Je pravděpodobné, že již máte zavedeno mnoho interních zásad, které se vztahují na aktivity v sociálních médiích. To zahrnuje zásady ochrany osobních údajů, souhlasy s fotografiemi, používání internetu, používání mobilních telefonů a mnoho dalších.

Můžeš odkazujte na tyto zásady ve svých zásadách sociálních médiíse zvláštním zřetelem na jakékoli rozdíly v aplikaci, které mohou být u sociálních médií nutné.

Například vaše zásady používání mobilních telefonů nemusí aktuálně pojednávat o použití fotografií z fotoaparátů mobilních telefonů. Díky zeměpisné označení, fotografie pořízené mobilními telefony téměř univerzálně obsahují digitální kódování, které prozrazuje vaši přesnou polohu k datu a času fotografie. Pokud na své stránky sociálních médií nahrajete fotografii pořízenou fotoaparátem mobilního telefonu, můžete poskytnout více informací, než je nutné.

Politika sociálních médií to může vzít v úvahu tím, že bude vyžadovat, aby zaměstnanci použijte software k odstranění fotografií s informacemi o zeměpisných značkách před jejich zveřejněním.

# 6: Zahrnout externí předpisy

Většina právních předpisů (včetně HIPAA, FERPA, poctivého zaměstnávání atd.) Platí online i offline. Pomocí zásad sociálních médií připomeňte zaměstnancům, že je nutné tyto předpisy dodržovat. Pokud je to možné, uveďte explicitní příklady toho, jaké typy chování nejsou přijatelné.

P.S.: Je vhodná doba na promyšlení prostřednictvím školení o dodržování předpisů pro podniky. Sociální média ovlivňují téměř každý aspekt našeho života a podnikání. Pokud vaše školení v oblasti ochrany soukromí, důvěrnosti, budování značky atd. V současné době nediskutuje o sociálních médiích, je načase je zahrnout.

# 7: Vytvořte dvě zásady

Považuje se to za osvědčený postup mají dvě zásady sociálních médií: jednu pro zaměstnance, kteří používají sociální média pro svou práci a jednu pro zaměstnance, kteří používají sociální média ve svém osobním životě.

První politika zaměřená na činnosti související s prací by měla pokryjeme vše, o čem jsme zde diskutovali: definování vašeho týmu, formulace rolí a odpovědností, pokyny pro branding a vyjasnění toho, jaké interní a externí politiky je třeba dodržovat.

Druhá politika zaměřená na zaměstnance, kteří používají sociální média ve svém osobním životě, by měla poskytnout zaměstnancům informace o tom, co mohou a nemohou říci o vaší společnosti na jejich osobních stránkách.

Některé organizace - včetně vojenských organizací a zdravotnictví - budou chtít být velmi konkrétní ohledně toho, co zaměstnanci nesmějí sdílet online.

Například obchodní tajemství, informace o klientech a dokonce i místo pobytu zaměstnanců mohou být přísně důvěrné. Jiné organizace budou chtít povzbudit zaměstnance, aby jednali jako vyslanci značky. Někteří dokonce zacházejí tak daleko, že poskytují pokyny, jak mluvit o společnosti online. Nicméně byste chtěli, aby to vaši zaměstnanci měli diskutovat (nebo nediskutovat) o vaší společnosti online, poskytnout jim pokyny.

Dvě slova opatrnosti: 1) Je nebezpečné vyžadovat od zaměstnanců, aby pro připojení k vaší společnosti online používali své vlastní osobní účty sociálních médií. Mohou se tak rozhodnout, ale ať je to jejich volba. Poslední věc, kterou chce každý manažer, je dozvědět se více o soukromém životě zaměstnance, než potřebuje vědět. 2) Než napíšete zásady, přečtěte si tip # 3 a poznámku od National Board Relations Review Board. To vám může ušetřit spoustu bolesti hlavy po silnici.

# 8: Zdůrazněte vzdělání

Hranice mezi naším osobním a profesionálním životem se stírají. Většina zaměstnanců si plně neuvědomila výzvy, které se mohou vyvinout v důsledku sníženého soukromí. Staré rčení bylo: "Co se stane ve Vegas, zůstane ve Vegas." Dnes je přesnější prohlášení, "Co se stane ve Vegas, zůstane na Facebooku."

Když jsem četl soudní spory, které vycházejí ze sociálních médií, zdá se mi, že mnoho případů vychází z nevědomosti, nikoli ze zlosti, ze strany zaměstnance. Mnoho zaměstnanců si plně neuvědomilo důsledky svého kybernetického chování. Poskytováním vzdělávání v oblasti kybernetické bezpečnosti svým zaměstnancům předcházejí zaměstnavatelé problémům dříve, než nastanou.

Stejně jako máte dvě zásady, jednu pro činnosti související s prací a jednu pro zaměstnance používající sociální média v osobním životě, může vzdělávání zaměstnanců probíhat také dvěma způsoby:

• Poskytněte školení související s prací zaměstnancům zapojeným do sociálních médií jménem organizace. Průběžné pravidelné školení pomáhá udržovat vaši organizaci aktuální a dává zaměstnancům příležitost navázat kontakt s ostatními v terénu.
• Poučte všechny zaměstnance o bezpečnosti na internetu. Toto vzdělávání může zahrnovat, jak se chránit před počítačovou kriminalitou a jak si vybudovat a chránit naši online pověst.

Pokud jde o odpovědné kybernetické chování, mají zaměstnavatelé jedinečnou příležitost vzdělávat, nikoli pověřovat. Tento závazek prokazuje úctu zaměstnancům. Zaměstnanci se cítí vážení, důvěryhodní a inspirovaní. Výhody pro každého.

# 9: Požádejte právníka o přezkoumání zásad

Právní poradenství je zásadní. Je snadné chybět, zejména v oblasti pracovněprávních vztahů. Ujisti se zeptejte se právníka, který má zkušenosti v této oblasti - váš přítel daňového právníka vám moc nepomůže.

Právní kontrola může být drahá; soudní proces by však byl exponenciálně nákladnější.

# 10: Nenechte to sbírat prach

Kybernetické prostředí se často mění. Zásady sociálních médií by měly být přezkoumávány nejméně každých šest měsíců. Nechte všechny členy týmu zkontrolovat zásady samostatně a poté společně.

Zeptejte se sami sebe, je to stále relevantní? Pomáhá nám to dělat naši práci? Jak se v poslední době změnilo prostředí sociálních médií? Platí nějaké legální aktualizace?

Zásady sociálních médií nejsou nejzajímavější částí sociálních médií; pokud jsou však dobře vyvinuté, mohou podpořit, posílit a zaujmout zaměstnance, protože zase zaujmou vaše klienty.

Na co myslíš? Jaká je vaše nejlepší rada pro společnost, která píše politiku v oblasti sociálních médií? Vaše dotazy a připomínky prosím ponechejte v poli níže.