Jak vytvořit bezplatný systém helpdesku s IssueBurner a Gmailem

E-mailové řízení úkolů je koncept, o který jsem se chvíli zajímal, a představením nové služby s názvem IssueBurner, může být skvělý čas, abyste vážně zvážili správu úkolů prostřednictvím e-mailu. Než přišel IssueBurner, pohrával jsem si s myšlenkou na získání Virtuálního asistenta (VA), kterého bych mohl BCC na všech moje e-maily obsahující úkol, připomenutí nebo schůzku a nechat si ho přidat do mého kalendáře, seznamu úkolů nebo co mají vy. To by bylo jistě šikovné použití VA, i když možná nákladnější, než to stojí za to. IssueBurner však tuto funkci automatizuje zdarma (alespoň prozatím). Myslím, že se mi to líbí.

Stručně řečeno, takto funguje IssueBurner. Úkoly nebo problémy můžete vytvářet e-mailem [email protected]. Když tak učiníte, IssueBurner automaticky vytvoří problém spojený s vaší e-mailovou adresou a všemi e-mailovými adresami uvedenými v seznamu příjemců Na: nebo CC: pole. Problémy můžete začít vytvářet bez registrace, ale když si vytvoříte účet, můžete si zobrazit otevřené problémy a komentovat problémy. Tento systém má několik klíčových výhod, o kterých si myslím, že budou opravdu pracovat pro týmy pro spolupráci a pracoviště podpory zákazníků:

• Všechno je založeno na e-mailu. Problémy lze vytvářet a sledovat všechny pomocí jednoduchého CC :.
• K účasti nepotřebujete účet IssueBurner. To znamená, že se na palubu mohou dostat všichni vaši zákazníci a klienti, aniž by je museli procházet procesem registrace (což je stejně mrtvé jednoduché).
• Je to mobilní zařízení. Pokud můžete odeslat e-mail, můžete vypálit problém.
• Pomáhá oddělit následné položky od běžných e-mailů.
• Funguje to s jakoukoli e-mailovou platformou. Aplikace Outlook, Gmail a další e-mailoví klienti vám umožňují převádět e-maily na úkoly, ale IssueBurner vám umožňuje sdílet problémy mezi všemi e-mailovými platformami.

Chcete-li získat co nejvíce kilometrů z IssueBurner, musíte použít trochu kreativity. Jednou z mých zjevných aplikací, která mi přijde na mysl, je vytvoření helpdesku. Pomocí IssueBurner můžete změnit příchozí e-maily na „lístky“ a sledovat stav a korespondenci se zákazníkem. Zabiju dva ptáky jedním kamenem a ukážu vám, jak IssueBurner pracuje při nastavování groovyPost “horká linka" podpora. Na zákazník postranní (nebo v našem případě čtenáři, protože nemáme zákazníky), bude to stejně jednoduché jako posílání e-mailů na technickou podporu, kterou jsem nastavil [email protected]. Ale na odpůrce na straně, je tu trochu zapojení.

Krok první

Zaregistrujte se do IssueBurner. Jediné, co musíte udělat, je navštívit IssueBurner.com a klikněte Přihlásit se. Dejte jim své jméno a e-mailovou adresu a máte hotovo.

Upozorňujeme, že nemusíte nutně používat e-mailovou adresu, kterou budete používat k zadávání příchozích požadavků na helpdesk.

Krok dva

Vytvořte skupinu v IssueBurner. Tento krok byste ve skutečnosti mohli přeskočit, pokud plánujete věnovat tento účet jednomu účelu, ale pokud chcete použít IssueBurner pro jiné organizace a povinnosti, skupina je dobrý nápad. Klikněte naSkupiny v pravém horním rohu a klikněteVytvořit skupinu.

Zadejte název skupiny a organizaci. Zde jsem vybral „Pomoc" a "groovyPost.”

Tato adresa nebude veřejnosti přístupná. Místo toho odešlou e-mailem na adresu, kterou jsem zmínil výše, což bude jediná adresa, která dokáže řešit problémy. Přidá se tím vrstva ochrany proti spamu, ale také se vytvoří profesionálnější vzhled zahrnutím vlastního názvu domény do e-mailu. Nyní si všimněte, že jsem ji nastavil, aby problémy mohly nahlásit Kdokoliv. To je prozatím nezbytné, abychom mohli ověřit pravidlo předávání Gmailu. Možná se budete chtít vrátit a změnit ji na Pouze členové skupiny později.

Klikněte naVytvořit až bude hotovo.

Dále přidejte členy, kteří mohou přidávat problémy. Pro naše účely přidám [email protected]. Pokud chcete, můžete přidat další. Řekni, mohl bych také přidat [email protected] nebo [email protected], pokud jsem chtěl, aby ostatní mohli také zpracovat žádosti o pomoc (a pokud tito lidé skutečně existovali). Pamatujte: u účtů Google Apps pro domény a Gmail je vše, co přidáte po znaménku +, ignorováno, ale stále jej lze použít pro účely filtrování. Číst náš předchozí příspěvek pro více informací Přizpůsobené adresy Gmailu.

Poslední věcí, kterou byste měli udělat, je změna adresy na odpověď. Udělat to tak, klikněte Skupiny a klikněteSpravovat vedle názvu skupiny. Pod Nastavení skupiny, klikněteZměna vedle "Výchozí od a odpověď na e-mail”. Pokud tak učiníte, bude vaše e-mailová adresa IssueBurner.com soukromá.

Dobře, teď jsme všichni připraveni na IssueBurner. Pojďme do Gmailu.

Krok tři

Nastavit přeposílání v Gmailu. Cílem je předat všechny e-maily zaslané na adresu [email protected] na [email protected]. Abychom to mohli udělat, musíme nejprve ověřit, že jsme oprávněni přesměrovat na tuto adresu. V Gmailu, klikněte Nastavení a vybrat Přeposílání a POP / IMAP. Klikněte naPřidejte adresu pro přesměrování a zadejte [email protected], nebo cokoli, co nastavíte svůj skupinový účet IssueBurner jako.

Poté Gmail pošle e-mail na účet IssueBurner s potvrzovacím odkazem. IssueBurner vám to vrátí jako nový problém, takže by se měl zobrazit v doručené poště Gmailu. Můžete to také vidět ve svém účtu IssueBurner. Klikněte na to potvrdit.

Krok čtyři

Filtrujte zprávy odeslané na vaši přizpůsobenou adresu Gmailu. Klikněte naNastavení a vybrat Filtry a klikněte Vytvořte nový filtr. Do pole Komu: zadejte svou vlastní e-mailovou adresu a klikněteDalší krok.

Můžete si nastavit tato pravidla, jak si přejete, ale protože IssueBurner vás přesto upozorní na nová vydání, ráda vybírám Označit jako přečtené a Přeskočit doručenou poštu. Nejdůležitější volbou je vybrat Přeposlat to: a vybrat [email protected]. Klikněte naVytvořit filtr až bude hotovo.

Nyní jste hotovi. Zkusme to.

Vytváření úloh pomocí IssueBurner

Nyní s filtrem Gmailu, který jsme nastavili, a skupinou IssueBurner, kterou máme, všechny e-maily zaslané [email protected] se automaticky změní na problém IssueBurner. Název problému bude předmětem e-mailu a popis bude předmětem e-mailu. Řekněme například, že mi někdo e-mailem zaslal otázku Jak trvale smazat svůj účet Facebook.

Po odeslání výše uvedeného e-mailu se stanou dvě věci:

1. Ve skupině help.groovypost IssueBurner je vytvořen problém
2. Dostávám e-mail s upozorněním jako takovým.

Tento problém se může projevit až po několika minutách.

A tady je to v Gmailu…

Reakce na úkoly

Pokud uživatel nemá účet IssueBurner, obdrží konzervovanou odpověď, v níž je upozorní, že problém byl přijat. Budou také vyzváni k přihlášení.

Řekněme tedy, že v reakci na tohoto čtenáře je chci nasměrovat na náš příspěvek po smazání vašeho účtu na Facebooku. Mohl bych odpovědět na e-mail, který jsem obdržel od IssueBurner, a přidat Komentář. Bez ohledu na to, pokud se čtenář zaregistroval, obdrží oznámení, že problém byl aktualizován s komentářem.

Pokud se zaregistrují, mohou sledovat všechny komentáře a stav svého vydání ze svého vlastního účtu IssueBurner.

Čtenář nebo zákazník může na e-mail odpovědět svým komentářem a oznámit, zda to vaše řešení vyřešilo nebo ne. To se přidá k úkolu jako komentář, který si můžete prohlédnout z vlastního ovládacího panelu IssueBurner.

Správa a uzavírání problémů

Problémy můžete seřadit podle skupiny nebo stavu na IssueBurner.com.

IssueBurner.com má také velmi pěkný mobilní web.

Jakmile je problém vyřešen, můžete jej jednoduše zavřít z ovládacího panelu IssueBurner. Všichni přidružení uživatelé budou o tom informováni. Alternativně ji můžete označit jako „Později“, Což může být užitečné v případě, že řešení čeká na vyřízení a vy byste ho měli sledovat, až bude k dispozici.

Můžete si také všimnout, že jsem přidal Vnitřní komentář. Tyto budou viditelné pouze pro členy skupiny a administrátory. Pokud například chcete zákazníkovi zavolat doping nebo mu všem sdělit, aby jeho požadavky ignoroval, můžete tak učinit interním komentářem a nebudou moudřejší.

Závěr

Jak jsem již zmínil, jedná se pouze o jednu aplikaci pro IssueBurner. Můžete jej použít ke spolupráci se skupinami nebo ke sledování úkolů pro sebe. Pokud například chcete připomenout, že byste měli kontaktovat kontakt, pokud neodpoví, ale nemusíte nutně chtít, aby viděli vaše problémy IssueBurner, můžete BCC [email protected]. Nebo ji můžete použít k sledování faktur a faktur prostřednictvím CC´ing [email protected] kdykoli pošlete e-mail vašemu účetnímu oddělení. Pokud jste chytrý a organizovaný, IssueBurner může být přínosem pro vaši produktivitu.

Všimněte si, že IssueBurner je v současné doběvolný, uvolnit, a zůstane zdarma, dokud bude v beta verzi. Webyog, společnost, která vyrobila IssueBurner a CloudMagic, slibuje, že před zavedením jakýchkoli cenových struktur vám to oznámí 60 dní předem. Nevědí, jak by to mohlo vypadat v budoucnu, ale pravděpodobně bude mít bezplatnou a placenou verzi.

P.S. Opravdu jsem tento systém vytvořil, takže pokud máte další otázky, pošlete mi e-mail na adresu [email protected] nebo se podívejte na naše Fórum.