Proč nesnáším bezpapírové prohlášení a jak se s nimi vypořádat

Jak

PodleDave Greenbaum

Poslední aktualizace dne23. července 2019

Zdá se, že každý druhý týden zažívám společnost, která mě povzbuzuje k přechodu na fakturaci bez papíru. Podplatí mě, ale naučil jsem se tvrdý způsob, jak bojovat s tímto „pohodlím“ a vždy jsem si vybral skutečný účet. Když jsem prohrál bitvu, vyvinul jsem několik užitečných strategií, jak předcházet problémům.

Prodejní hřiště pro fakturaci bez papíru

Slyším to všechno. Papír je riskantní. Někdo může vytáhnout účet z vaší poštovní schránky a ukrást vaši identitu. Mohli to ukrást z koše. Ach ne! Samozřejmě, jakmile uvidí účet, mohli by si uvědomit, že nemají co ukrást. Papír je nevyhovující. Hromádky papíru se hromadí a je třeba se s nimi vypořádat. Pokud nenávidíte nepořádek, nenávidíte papír. Nesnášíte potíže s otevíráním papírové obálky a čtením účtu. Mohli byste dostat papírový výřez! Především je bezpapírové prostředí lepší pro životní prostředí.

Méně papíru znamená menší zabíjení stromů.

Všechny tyto výhody pro ně mají určitou pravdu. Zloděj mohl ukrást informace z vaší poštovní schránky a způsobit problémy. Mohli získat čísla účtů a používat je v cíleném podvodě v oblasti sociálního inženýrství. Papír se hromadí. Vím, že to musím každý měsíc podat. Respektuji také environmentální aspekty elektronických prohlášení. Všechno recykluji a já nesnáším nevyžádanou poštu.

Měkký výprodej a tvrdý výprodej, aby vás přepnul

Někteří prodejci dávají měkký prodej. Zadají mě do výkresu pro bezplatné produkty nebo služby. Společnost AT&T mi nedávno řekla, že za svůj účet mohu získat dostatek bodů, ale pouze v případě, že budu účtovat bez papírování. Několik míst mi nabídlo výpisové kredity nebo dárkové karty. Pořád jsem vydržel.

Těžší prodej je, že nemůžu stahovat finanční údaje do služeb, jako je mincovna nebo Quicken, pokud nejdu papírové. Moje banka nyní účtuje poplatek 2,00 $, pokud chci výpis každý měsíc. Myslím, že papír je pro ně opravdu drahý.

Argument proti fakturaci bez papíru

Národní středisko spotřebitelského práva (NCLC) analyzovaná bezpapírová fakturace a zjistil, že tento koncept není pro spotřebitele vstřícný. Některé z důvodů jsou zřejmé, jako je přístup k širokopásmovému připojení a technická důvtipnost starších spotřebitelů.

Dokonce i technicky zdatní musí být opatrní před papírováním. Všichni jsme vyřazeni e-mailem. Na první pohled nelze v e-mailu zjistit, zda se jedná o účet nebo propagaci. Pokud si nejste opatrní odhlásit se z marketingových zpráv, nemusíte vy ani váš spamový filtr poznat rozdíl.

Když už mluvíme o malém, protože více lidí kontroluje e-mail v mobilu, je obtížnější přečíst tyto výroky. Pokud je váš účet v bezpapírové podobě pouze souborem PDF, budete potřebovat buď mimořádnou vizi, nebo stabilní ruce, abyste mohli každý náboj stisknout a přiblížit. Pravděpodobněji zjistíte, že „vypadá dobře“ a přejdete k dalšímu e-mailu. Pokud jsou vaše účty zaplaceny automaticky, nemáte mnoho důvodů číst vaše prohlášení. Toto „pohodlí“ způsobí, že vám uniknou chyby, které vás stojí peníze. Kdyby zloděj testoval vaši kreditní kartu, viděli byste vždy ten malý poplatek?

Papírové účty nám připomínají, že je splatný účet. Když získáte ten papír, má datum splatnosti, o který se musíte postarat. Můžete ji umístit do ledničky nebo ji delegovat na svého manžela nebo účetního. Nepořádek a manipulace nebo papír je vlastnost, ne chyba. Tato funkce pomáhá rodinným příslušníkům starších spotřebitelů sledovat účty.

Nakonec NCLC zdůrazňuje, že papír je trvalým záznamem vašeho účtu. Když dojde ke sporu, máte načasovaný snímek. Pokud udělají chybu, máte důkaz, že jste zaplatili účet. Pokud jste auditováni, máte papírové kopie všeho. Pokud spotřebitel zemře, tento trvalý záznam pomůže rodinným příslušníkům najít chybějící účty.

Pokud jsou všechna data účtu elektronická, podléhají všem rizikům počítačů a e-mailů. Pokud ztratíte přístup k e-mailu kvůli hackerovi nebo narušení hesla, tyto elektronické účty vám chybí. Prodejci poukazují na to, že fyzická pošta je riziko. Pravděpodobně budete mít e-mail zaseknutý nebo zachycený, než kdokoli jiný do vaší poštovní pošty. Pokud vezmeme tento scénář úmrtí člena rodiny, může trvat několik týdnů, než se dostanou do jejich e-mailu. Fyzické účty a výkazy však budou stále přicházet, a kdokoli je může otevřít.

I když budete pilní a uschováte PDF všech svých účtů, může být obtížné je najít. Většina příkazů, které stahuji, má obecná jména jako „Statement_03_05_16“ nebo něco jiného, ​​co je kryptické. Dokážu je najít na svém počítači Mac pomocí Spotlight, ale vždy tomu tak není.

Moje hrozná zkušenost s fakturací bez papíru

Mám pár. Začnu zpracováním kreditní karty pro moji firmu. Tato společnost neposkytla možnost pro fyzické vyjádření. Všichni jsou online. Jednoho dne se náhodně rozhodli uzavřít můj účet. Nejsem si jistý proč, ale myslím, že to mělo něco společného s bezpečnostním zmrazením, které jsem připsal na svůj kredit. Ztratil jsem přístup ke všem předchozím vkladovým listům. Několik dní jsem se nesmiřila a bylo mi zablokováno informace. Nevěděl jsem, kdo za mé podnikání zaplatil. To nejlepší, co by zpracovatelská společnost udělala, je říct mi telefonicky. Také jsem neměl co předkládat svému účetnímu za daně na konci roku. Naštěstí bylo vše v Quickbooks a já jsem měl naše vnitřní příjmy, abych vše znovu vytvořil. Ten incident mě měl naučit vytvářet PDF výpisů z mého účtu, ale neudělal to.

Poté, co Costco přešel z American Express na Citibank, byl jsem znovu spálen bez papírové fakturace. Byl jsem pilný a měl jsem PDF od každého měsíce. Pak jsem byl zaneprázdněn a zapomněl jsem pár měsíců. Když jsem šel stáhnout, narazil jsem na tuto obrazovku.

Naštěstí byly tyto informace na účtu Citibank, takže se jednalo o odvrácenou krizi. Tento incident mě přiměl křičet na můj počítač (a já) na to, že jsem zodpovědný za papírování.

Jindy jsem měl spor s lékařskou kanceláří. Změnili fakturační společnosti. Najednou jsem měl účet ze 4 let, co říkají, že nebyl zaplacen. Potom hrozili sbírkou. Samozřejmě jsem se nemohl připojit ke starému fakturačnímu systému online, ačkoli uvedli, že ano. Teprve když jsem jim faxem zaslal kopii vyúčtování, odstranili poplatek. Musel jsem faxovat, protože nepřijímají e-maily, přestože účty jsou zasílány e-mailem. Jdi zjistit.

Moje situace není ojedinělá. Při uzavření účtu obvykle ztratíte přístup k těmto historickým informacím. Pokud později objevíte problém, například přebití, můžete mít potíže s prokázáním své neviny. Můj přítel měl tento problém, když vrátil set-top box své kabelové společnosti. Jeho účet byl nastaven na automatické platby prostřednictvím jeho banky a jeho poslední účet byl dalších 200 dolarů. Pokusil se zavolat kabelové společnosti, ale neměl číslo účtu a nemohli o něm najít žádné informace. Zástupce zákaznického servisu mohl najít pouze aktivní zákazníky. Teprve až do sbírek to bylo vyřešeno.

Správný způsob, jak přijímat papíry bez papíru

Pokud vás to nestojí, vyhněte se jim

Jako ekologka nenávidím papír navíc. Ze všech výše uvedených důvodů a podrobností v článku NCLC se vždy rozhodnu pro papír. Žádné množství úplatku mě nepřesvědčí, abych přešel. Pokud mě ale donutí platit, pravděpodobně se ulevím. Po několika letech tato prohlášení skartuji a recykluji, takže jsem stále poněkud ekologický.

Zrušte marketingové zprávy a vytvořte e-mailové filtry

Jedním z problémů s e-mailovými výpisy je třídění legitimních transakčních zpráv od propagačních zpráv. Přečtěte si zásady společnosti týkající se marketingových zpráv a odhlásit se nebo odhlásit od tolika, kolik můžete. V e-mailovém programu je neoznačujte pouze jako spam; váš e-mailový program může považovat všechny zprávy od nich za spam. To znamená, že vám bude chybět vaše prohlášení.

E-mailová zpráva s vaším výpisem bude obvykle mít stejný předmět. Označuji tuto zprávu, aby se nikdy nedostalo do nevyžádané pošty. Nastavil jsem Gmail, aby této zprávě přidělil vlastní štítek a hvězdičku, takže si ji vždy budu pamatovat.

Nastavit připomenutí ke stažení (a platit) účty

Pokud provádíte fakturaci bez papíru, nebudete v poštovní poště upozorněni, že je splatný účet. Protože mnoho lidí provádí automatické platby prostřednictvím bankovního převodu nebo kreditní karty, můžete tento měsíční výpis zcela ignorovat. Nedělejte tu chybu. Hrozí vám riziko chybějících problémů s vaším účtem.

Místo toho považujte tento měsíční e-mail za schůzku ve svém kalendáři. Chcete-li si stáhnout prohlášení od dodavatele, nastavte je jako opakující se schůzku. Pokud vám e-mailem pošlou fakturu a nemáte nic ke stažení, změňte tento e-mail na pdf a stáhněte si ho do svého počítače. Pokud byste ztratili přístup ke svému e-mailovému účtu, není jeho uložení v e-mailu dostatečně bezpečné. Každý měsíc musíte stáhnout výpis. Jinak narazíte na všechny potenciální problémy uvedené výše. Nemusíte je tisknout, ale nemůžete jen věřit, že tyto informace budou přístupné, když je budete potřebovat. Proto budete muset převzít kontrolu.

Můj důchodový investiční účet nemá účet jako takový, ale má měsíční výpis. Každý měsíc jsem nastavil připomenutí, abych tyto informace stáhl. I když mi e-mailem, aby mi připomněl ke stažení mé prohlášení, jsem rád proaktivní.

Seřadit a klasifikovat tyto stažené výkazy

Po stažení zprávy další věc, kterou udělám, je změna názvu staženého souboru. Můžete si vytvořit vlastní strategii, ale moje je jméno dodavatele, potom poslední čtyři z čísla účtu a poté datum. Například můj bankovní výpis může být Bank_1234_01_12_16.pdf. Poté pro každý účet vytvořím složku a přesunu ji tam. Dostal jsem úhledný a použitý Líska přesunout je do složky na základě obchodníka.

Zálohujte svůj počítač

Vím, že jsi byl řekl to mnohokrát, ale můžeme to také zopakovat. I když je nepravděpodobné, že se vaše papírové záznamy zničí, může dojít k selhání pevného disku nebo k zasažení počítače virem. Pokud nezálohujete, nebudete mít tato historická data výpisu, pokud jsou všechna elektronická.

Vyzkoušejte software pro finanční správu, jako je mincovna nebo Quicken

I když máte stažené zprávy, může být obtížné najít transakci. Líbí se mi přidané zabezpečení, které online program zkontroluje mé prohlášení. Když jsem měl problémy s mým účtem Costco, podařilo se mi najít věci, které jsem potřeboval v Mincovně.

Přijměte, co nemůžete změnit

Více společností přechází na tuto bezpapírovou strategii a tlačí na vás břemeno správy účtu. Pokud se podílíte na správě těchto výpisů, budete chránit svá aktiva. Bezpapírové není bezpečnější nebo pohodlnější než papír, ale je to nevyhnutelné přesunutí nákladů.