Jak vytvořit proces správy obsahu pomocí Trello: Social Media Examiner

Vyvíjíte více obsahů najednou?

Hledáte lepší způsob, jak uspořádat a spravovat svůj obsah?

Ať už pracujete samostatně nebo s týmem, který spravuje obsah pro klienty, je zásadní mít systém, který zajišťuje, že vše, co publikujete, je spravováno správně od nápadu až po povýšení.

V tomto článku budete objevte, jak spravovat svůj obsah pomocí Trello.

Poslechněte si tento článek:

Kde se přihlásit k odběru: Apple Podcast | Podcasty Google | Spotify | RSS

Přejděte na konec článku, kde najdete odkazy na důležité zdroje zmíněné v této epizodě.

# 1: Vytvořte si účet Trello

Chcete-li začít, musíte vytvořte si zdarma účet Trello. Naštěstí bezplatný účet nabízí všechny funkce, které potřebujete správa obsahu.

# 2: Pochopte, jak strukturovat své Trello

Jakmile se přihlásíte, můžete jako vlastník účtu zdarma vytvořit následující.

Můžeš vytvořte neomezený počet týmů, abyste udrželi organizované konkrétní skupiny projektů.

Například z hlediska správy obsahu můžete chtít následující:

• Pokud máte velkou společnost, vytvořte více týmy takže každý tým má vlastní sadu desek pro správu vlastních blogů, jako je blog prodejního týmu, blog marketingového týmu, blog vývojového týmu, blog týmu podpory atd.
• Pokud máte agenturu, vytvořte více týmů tak, aby jeden tým představoval blog vaší agentury a zbytek týmů reprezentoval blogy vašich klientů.
• Pokud jste jen vy jako vlastník malé firmy, vytvořte jeden tým pro svůj osobní blog a jeden tým pro svůj obchodní blog.

Můžeš přidejte na svůj účet neomezený počet členů pod týmy, které jste vytvořili.

Můžete také vytvořit neomezený počet desek. Desky mohou být viditelné pro konkrétní členy, konkrétní týmy nebo veřejně pro kohokoli s odkazem. Členové s přístupem k desce se mohou přihlásit k odběru této desky a dostávat oznámení o všech změnách v desce.

Na každé desce můžete mít neomezený počet seznamů. Členové s přístupem k výboru se mohou přihlásit k odběru konkrétních seznamů, aby dostávali oznámení, když bude cokoli v seznamu aktualizováno.

V každém seznamu můžete mít neomezený počet karet a přiřadit je členům. Karty mohou mít termíny, více štítků a hlavní popis.

Mohou také obsahovat diskusní vlákno, ve kterém můžete zmínit konkrétní členy, zahrnout více příloh a kontrolních seznamů s položkami úkolů, které mohou být datovány a mohou být propojeny s konkrétními členy.

Jak vidíte, Trello má spoustu možností pro organizaci systému pro správu obsahu, od jednoduchých po velmi složité. Poslední dva snímky obrazovky pocházejí z příkladů desek pro správu obsahu pro vlastní redakční kalendář Trello.

Můžete také prohlédněte si veřejné příklady Redakční kalendář ReadWrite, The Seznam změn Týdenní zpravodaj, Správa spisovatelů hostů WP Curve, a Nápady blogového příspěvku Buffer's.

Nyní je několik způsobů, jak používat Trello pro vlastní správu obsahu.

# 3: Vytvořte jednoduchý nápad a procesní desku

Pokud potřebujete spravovat nápady pouze vy nebo tým lidí, použijte Trello k vytvoření desky pro správu nápadů. Udělat toto, kliknutím na ikonu + vedle své profilové fotografie přidejte novou desku.

Pak pojmenujte svoji desku a (volitelně) ji propojte s týmem.

Uvnitř své desky můžete přidejte tolik seznamů, kolik chcete, podle toho, jak plánujete uspořádat svůj obsah. Například pokud máte nápady na obsah pro příspěvky na blogue-knihy, videa, a podcasty, vytvořte seznam pro každý typ obsahu. Pak máte jeden seznam Probíhá, jeden seznam Pro kontrolu a jeden seznam pro Publikováno.

Můžeš použijte své seznamy k reprezentaci toho, kde je obsah v procesu, a použijte barevné štítky. Například, zelená pro příspěvky na blogu, žlutá pro e-knihy, oranžová pro videa a červená pro podcasty.

Nebo můžete použijte své seznamy jako tematické kategorie a své karty jako konkrétní nápady. Pak mít jeden seznam pro Probíhá, jeden seznam pro kontrolu a jeden seznam pro Publikováno.

Jde o to, že neexistují žádná pravidla. Jde jen o to, jaké nastavení je pro vás a váš tým nejjednodušší pochopit a spravovat.

Pamatujte, že jak vaše karty a seznamy rostou, nakonec jim dojde obrazovka. Pokud tedy nejsou pečlivě spravovány, můžete snadno zapomenout na karty v dolní části seznamu a na seznamy na konci desky. Mějte to tedy na paměti při organizování.

# 4: Pozvěte autory k nárokování témat

Pokud máte interní autory, autory na volné noze, hostující blogery nebo jinou kombinaci autorů, je důležité přiřadit témata autorům nebo umožnit autorům nárokovat si témata, která je nejvíce zajímají, v závislosti na vašem přednost. Jinak se tato témata nikdy nerozvinou.

Chcete-li přiřadit témata autorům nebo nechat autorům nárokovat témata, musí být autoři členy rady s normálním nastavením, aby mohli prohlížet a upravovat karty. Chcete-li přidat členy do své rady, klikněte na odkaz Zobrazit nabídku pod svou profilovou fotografií na nástěnce a klikněte na tlačítko Přidat členy. Pak pozvat členy zadáním jejich jména nebo e-mailové adresy.

Pokud již mají účet Trello, automaticky se zobrazí. Pokud ne, Trello je vyzve k vytvoření bezplatného účtu. Jakmile budou členy správní rady, můžete přidejte je jako členy karty pro přiřazení k tématu obsahu.

Můžeš po kliknutí na odkaz Zobrazit nabídku pod vaší profilovou fotkou zobrazíte veškerou aktivitu na nástěnce mezi členy a správci. Tento protokol aktivit nelze upravovat a zobrazuje vše, co se na kartách děje, včetně archivace karet jinými správci.

Pokud autorům povolíte nárokovat si témata, ujistěte se, že ano vytvořit pravidla, například autoři nemohou nárokovat více než určený počet témat a tato témata musí být odevzdána v určitém časovém rámci. Možná budete chtít upřesněte, že když autor píše o tématu, musí stanovit termín splatnosti na určitý počet dní ven.

V opačném případě může autor napsat horké téma, ale nikdy jej neodevzdat. Pak dalšímu spisovateli chybí téma a vašemu blogu chybí pokrytí.

jestli ty přiřadit témata spisovatelům, určitě použijte funkci splatnosti. Tím je jasné, kdy je téma na vašem seznamu.

# 5: Použijte šablony karet

Chcete jít o krok dále než jen přidávání tématických nápadů na karty? Proč nevytvořit šablonu karty, která se používá pro každý kousek obsah to jde do výroby? Tím zajistíte, že vy postupujte podle konkrétního procesu pro každou část obsahu, která je vytvořena pro vás nebo vaše klienty.

Mohl bys začněte seznamy svých šablon, nápadů na obsah, probíhá, revidováno, publikováno a propagováno.

Například šablona vašeho blogového příspěvku by byla zahrňte kontrolní seznamy, abyste se ujistili, že příspěvek na blogu splňuje příslušné normy propagační postupy jsou implementovány po zveřejnění příspěvku.

Poté, co si autoři vyberou myšlenku na obsah, mohou editory obsahu pomocí tlačítka Kopírovat na kartě šablony blogového příspěvku vytvořte kopii této šablony a přidejte ji do seznamu Probíhá.

Odtud mohou přidat přiřazení člena a termínu a mít kartu věnovanou danému blogovému příspěvku. Každý člen pak může podle data aktualizovat termín splatnosti.

Jakmile například autoři podají koncept, vědí, že mají změnit termín splatnosti na pět dní dopředu a při přesunutí do seznamu V recenzi jej přiřadit ke kontrole konkrétnímu editoru.

Jakmile ho redaktoři mají, mohou jej přiřadit ke konkrétnímu datu, které má být zveřejněno, a poté jej přiřadit ke konkrétnímu členovi k propagaci.

Můžeš vytvořit podobné šablony pro další typy obsahu, aby každá část obsahu prošla přísným procesem, který zajistí kvalitu a zveřejnění po publikování.

# 6: Podle potřeby používejte komentáře a přílohy

Trello vám umožňuje mít až 10 MB příloh souborů s bezplatnými účty. Osobně vím, že některé z mých příspěvků překračují tento limit na základě počtu obrázků.

V závislosti na typu vytvářeného obsahu můžete být schopni uchovávejte přílohy obsahu na kartách Trello sami, nebo možná budete muset používat externí služby, jako je Disk Google, abyste zůstali v limitech bezplatného účtu Trello.

Pokud používáte Disk Google, umožňuje vám sdílet odkazy na dokumenty v komentářích vaší karty Trello, aby bylo zajištěno, že veškerá diskuse o každém obsahu bude na kartě obsažena.

To může být užitečné, pokud hledáte kontaktní informace pro konkrétní referenci nebo nabídku, důvody proč rozhodli jste se provést konkrétní úpravu příspěvku nebo další podrobnosti, které by se vám v budoucnu mohly hodit obsah.

Na závěr

Jak vidíte, Trello nabízí výkonný systém pro správu obsahu, ať už hledáte jednoduché místo pro ukládání nápadů, nebo systém, který zajistí, že každý kousek obsah vaše produkce splňuje specifické standardy.

Co myslíš? Používáte Trello pro správu obsahu? Jaké jsou vaše dosavadní zkušenosti? Dejte nám vědět v komentářích!