Jak funguje sledování změn v dokumentech Google

Jak

PodleRyan Dube

Poslední aktualizace dne14. září 2020

Mnoho lidí považuje Dokumenty Google pouze za alternativu aplikace Microsoft Word. Většina lidí si neuvědomuje, jak je to efektivní jako nástroj pro spolupráci pro týmy.

Když víte, jak používat změny sledování v Dokumentech Google, nikdy se nemusíte bát ztráty změn ve svých dokumentech. Ve výchozím nastavení jsou všechny revize automaticky ukládány a protokolovány. Pokud někdy zjistíte, že tyto změny potřebujete zkontrolovat nebo obnovit, je to jen pár kliknutí.

V tomto článku se budeme zabývat tím, jak sledují změny v dokumentech Google a jak je efektivně využívat.

Pomocí funkce Zkontrolovat změny

Jedním z nejbezpečnějších způsobů úpravy nebo revize dokumentu v Dokumentech Google je změna Úpravy režim do Navrhování režimu. To provedete výběrem rozevírací šipky vpravo nahoře. Šipka bude vedle slova Úpravy nebo Prohlížení, podle toho, ve kterém režimu se nacházíte.

Pokud možnost Navrhování (nebo Úpravy) nevidíte, máte v dokumentu pouze oprávnění Zobrazit. K tomu dojde, pokud nejste vlastníkem dokumentu. V tomto případě musíte požádat o přístup k úpravám.

Chcete-li to provést, měli byste vidět a Požádejte o přístup k úpravám tlačítko vedle modrého tlačítka Sdílet v pravém horním rohu okna.

Jakmile vám vlastník dokumentu poskytne přístup k úpravám, uvidíte rozbalovací nabídku Úpravy.

Jakmile přepnete do režimu Navrhování, začněte dokument upravovat a uvidíte, že se změny zobrazí se starým textem, který jste upravili, jako přeškrtnutý text.

Redaktoři tento přístup k úpravám „značek“ uznají. Je zvláště vhodný pro editaci publikací nebo pro učitele, kteří by rádi opravili esejové práce tak, aby si studenti mohli prohlédnout všechny provedené opravy.

Zvláštní poznámky k navrhování úprav

Na co je třeba pamatovat při úpravách v režimu Navrhování. Pokud rozdělíte odstavec na dva, zobrazí se mezera spolu se dvěma rovnoběžnými zelenými čarami.

Horní řádek je spodní část starého odstavce. Dolní řádek je horní část nového odstavce. Mezera mezi těmito řádky je prostor, který jste přidali během úprav.

Další užitečnou funkcí v režimu úprav je, že Dokumenty Google budou pod slovy, která identifikuje jako chybně napsaná, zobrazovat modré křivky. Pokud slovo zvýrazníte nebo na něj kliknete, navrhne opravu ve vyskakovacím okně těsně nad ním.

Když se objeví, máte následující možnosti. Můžete vybrat:

• Správné slovo pro provedení úpravy
• Ikona kruhu X ignoruje návrh
• ! ikona komentáře, která autorovi poskytne návrhy automatické zpětné vazby
• Vyberte tři tečky a proveďte další kontrolu pravopisu a gramatiky

Ve většině případů stačí vybrat správné slovo a jít dál.

Další užitečnou funkcí úpravy režimu Návrhy jsou komentáře ke zpětné vazbě. Zvýrazněte slova nebo odstavce, ke kterým chcete poskytnout zpětnou vazbu, a vpravo od tohoto výběru se zobrazí malá ikona komentáře.

Když toto vyberete, objeví se na pravém okraji nové okno s komentáři, kde můžete psát komentáře nebo návrhy původnímu autorovi.

Autor může odpovědět na kteroukoli z vašich navrhovaných úprav nebo komentářů pomocí vlastních komentářů. Díky tomu je užitečný dialog během jakéhokoli procesu revize dokumentu.

Zobrazit předchozí verze Dokumentů Google

Když provádíte úpravy dokumentu, Dokumenty Google pravidelně automaticky ukládají vaši práci, abyste nic neztratili.

Z tohoto důvodu můžete snadno zobrazit všechny tyto uložené revize. Chcete-li tak učinit, stačí vybrat Soubor z nabídky vyberte Historie verzí a vyberte Zobrazit historii verzí.

Zobrazí se všechny hlavní revize, které byly v dokumentu provedeny (kýmkoli).

Revize jsou organizovány podle času a seskupeny podle dne.

Můžete si prohlédnout jednotlivé revize provedené během jedna relace úprav výběrem rozevírací šipky nalevo od data / času revize. Odsazeno dole uvidíte seznam všech automaticky uložených revizí během této relace úprav.

Kdykoli vyberete některou z těchto minulých revizí, uvidíte tuto verzi dokumentu ve velkém podokně dokumentu vlevo.

Zobrazení verzí je užitečné, ale co když chcete zvýraznit nebo uložit konkrétní revize? Můžete to udělat taky.

Ukládání předchozí verze Dokumentů Google

Pokud víte, že jste právě dokončili hlavní revizi dokumentu, můžete tuto revizi označit pojmenováním.

Chcete-li to provést, opakujte výše uvedený postup a zobrazte všechny verze. Najděte nejnovější revizi, kterou chcete pojmenovat, a vyberte tři tečky napravo od daného data a času. Zobrazí se nabídka, kde můžete vybrat Pojmenujte tuto verzi.

Datum a čas se změní na textové pole, do kterého můžete zadat název revize.

Po dokončení psaní stačí stisknout Enter a nové jméno zůstane. Až příště budete hledat konkrétní revizi, vyberte možnost Zobrazit pouze pojmenované verze přepínač v horní části seznamu povolíte. Zobrazí se pouze všechny revize, které jste pojmenovali v seznamu revizí.

Co když ve skutečnosti chcete vytvořit úplně nový dokument ze starší revize? Můžete to udělat taky.

V rozevírací nabídce výše (když vyberete tři tečky) vyberte Udělat kopii namísto.

Otevře se nové okno, kde můžete revizi pojmenovat, vybrat složku na Disku Google, kam ji chcete uložit, a vybrat OK.

Zaškrtnutím políčka můžete také sdílet tento nový dokument se stejnými lidmi a stejnými oprávněními jako původní dokument.

Až budete hotovi, budete mít nový dokument založený na právě uložené verzi.

Jak obnovit staré verze dokumentů

Při prohlížení starších verzí dokumentu můžete tuto verzi kdykoli obnovit výběrem Obnovte tuto verzi v horní části okna.

Tím se vrátí aktuální verze dokumentu, na kterém pracujete, zpět na tuto starší verzi.

Nebojte se, pokud to pokazíte! Verze, kterou jste právě nahradili, se také uloží jako minulá revize, takže pokud se chcete přepnout zpět, jednoduše najděte tuto revizi a místo ní ji obnovte zpět.

Řešení změn skladeb v Dokumentech Google nemusí být komplikované. Ve skutečnosti je zotavení z hlavních chyb mnohem jednodušší než většina ostatních aplikací pro zpracování textu.

Pokud se chcete dozvědět více o používání Dokumentů Google, přečtěte si naše Začínáme s průvodcem Dokumenty Google.

Recenze

Co je osobní kapitál? Recenze 2019 včetně toho, jak je používáme ke správě peněz

Ať už s investováním začínáte poprvé nebo jste ostříleným obchodníkem, Personal Capital má pro každého něco. Zde je pohled na ...