How-To převzít kontrolu nad e-mailem pomocí priority a nerušit

Přestože jen málokdo tvrdí, že e-mail je pro většinu organizací neocenitelný nástroj, stále více studií to ukazuje příliš mnoho e-mailu může svým zaměstnancům způsobit vážné problémy s produktivitou. Například si pamatujte, že dokument, ke kterému jste byli povinni psát, ale trvalo to třikrát déle, než jste čekali, protože pokaždé, když se na něj zaměříte, do vaší doručené pošty se objeví nový e-mail. Spíše než ignorovat, cítili jste se nuceni reagovat a BANG!! Deset minut bylo pryč!

Pro mě se to děje každých 5 minut u mého stolu (což je důvod, proč tento článek trvalo 3 hodiny, než jsem psal), a nebyl bych překvapen, kdyby 99% z vás tam mělo podobný příběh. Proto jsem byl nadšený, když společnost Microsoft vydala nový plug-in Outlook 2007 s názvem: Prioritizátor e-mailů.

Microsoft Outlook Email Prioritizer je Freeware stáhnout z nového Microsoftu OfficeLabs.

Podle jejich slov:

Už vás nebaví přetížení e-mailů? Email Prioritizer je navržen tak, aby vám pomohl spravovat přetížení e-mailů pomocí funkce „Nerušit“ a hodnocení e-mailů. Funguje s aplikací Outlook 2007 spuštěnou na serveru Exchange.

Funkce:

• Tlačítko Nerušit - Přestaňte přijímat e-maily po stanovenou dobu
• Priority e-mailů - E-mail má přiřazenu prioritu na základě pravidel, která pomáhají najít relevantní e-maily

Instalace byla rychlá a snadná:

Při prvním spuštění aplikace Outlook po instalaci nového doplňku buďte připraveni počkat několik minut, než prohledá váš e-mail a přiřadí různé priority.

Jakmile se aplikace Outlook otevře po instalaci, všimnete si nového panelu nástrojů v horní části aplikace Microsoft Outlook 2007 klient. Nastavení jsou docela vpřed. Nastavení „Nerušit“ můžete nakonfigurovat v 30 minutových intervalech až 4 hodiny NEBO až do ukončení schůzky, kterou právě ukončujete (podle plánu v váš kalendář aplikace Outlook.) Dále z panelu nástrojů můžete také nakonfigurovat, jak vaše doručená pošta zobrazuje e-mail na základě priorit přiřazených k e-maily.

Můžete buď přijmout výchozí „Pravidla priority“, nebo je upravit podle svých preferencí kliknutím na tlačítko Možnosti na panelu nástrojů Nová priorita e-mailu.

Jednou je to docela rovně vpřed. Upravte nastavení a kliknutím na tlačítko OK uložte.

Používám Plug-In v práci už několik dní. Zatím je vše dobré. Pro upřednostňování doručené pošty používám jinou metodu, ale funkce „Nerušit“ již měla velmi pozitivní dopad na mé zvyky čtení a psaní e-mailů! VELMI Groovy opravdu!

Aktualizace 8/25/08

Dnes ráno jsem byl vyzván automatickým aktualizačním nástrojem, abych upgradoval Microsoft Email Prioritizer z V1.0,818,0 až 1,0,820,0. Poznámky uvádějí, že aktualizace je určena uživatelům, kteří nemají připojení k serveru Exchange Servery: